Desde 2020 (el estallido de la pandemia) trabajamos de forma remota. En ese tiempo gestionamos más de 16.000 correos, resolvimos más de 14.000 tareas, atendimos casi 12.000 llamadas y celebramos 450 reuniones online. ¡Todo gracias a unas pocas herramientas de trabajo remoto indispensables que no cambiaríamos por ninguna otra!
En agosto de 2022, Deloitte realizó un estudio entre 820 empresas de 45 países. Los resultados muestran que 4 de cada 5 empresas permite a sus empleados trabajar parcialmente de forma remota, y el trabajo totalmente remoto es posible en el 27% de las empresas. El trabajo remoto se ha vuelto muy cómodo tanto para empleadores como para empleados, aunque conlleva muchos desafíos en cuanto a organización y estrategias de gestión de equipos.
Nosotros mismos, como equipo, trabajamos principalmente de forma remota. Por eso queremos compartir contigo algunas herramientas que nos facilitan mucho la vida y funcionan estupendamente para el trabajo a distancia, aunque con igual éxito pueden usarse también en la oficina.
En este artículo encontrarás la descripción de algunas soluciones del propio Sugester sin las que no podríamos trabajar, algunas herramientas externas y un bonus en forma de 2 nuevas funciones de la versión beta del Nuevo Sugester.
Nosotros mismos en Sugester lo usamos y animamos a todos nuestros clientes a activar esta opción. Es mejor no tentar al destino, especialmente trabajando de forma remota. El inicio de sesión en dos pasos protege tu sistema CRM de «visitantes» no deseados.
¿Cómo activar el inicio de sesión en dos pasos?
Tenemos en Sugester una buena opción para marcar las ausencias del trabajo. Especialmente ahora, en período vacacional, debería usarse con frecuencia. Cada persona de nuestro equipo marca en Sugester desde cuándo hasta cuándo está de vacaciones y quién le sustituye durante ese tiempo. Así todo el equipo, aunque no se vea, sabe exactamente quién está ausente y cuándo.
Y en la versión beta del Nuevo Sugester ya es así:
Todos en la empresa usamos el timesheet en Sugester para llevar el registro electrónico del tiempo de trabajo. Gracias al timesheet cada uno puede registrar en qué trabajó ese día y cuánto tiempo le llevó. Los desarrolladores usan el registro de tiempo de trabajo gracias al cual el sistema calcula automáticamente el tiempo dedicado a cada tarea y luego lo añade al informe diario de horas trabajadas. El departamento de atención al cliente registra simplemente el inicio y el fin de la jornada laboral, y las personas que gestionan proyectos marcan en el timesheet cuánto tiempo dedicaron a cada proyecto y para qué cliente.
Puede hacerse de forma manual o automática. En el trabajo remoto, este registro electrónico del tiempo de trabajo es rápido y cómodo; además, es fácil consultar no solo el propio timesheet, sino también monitorear el tiempo de trabajo de otros usuarios, siempre que se tengan los permisos. En cualquier momento también podemos generar nuestro informe de horas trabajadas si necesitamos rendir cuentas a la empresa o al cliente.
Nuestro departamento de atención al cliente se comunica principalmente con el cliente mediante correos y chat. Por supuesto, ambos están disponibles en Sugester.
Tanto los correos individuales como los mailings los enviamos desde nuestro sistema. Si todavía no usas el correo en Sugester, mira lo que te estás perdiendo
En todas nuestras páginas web usamos el widget de chat de Sugester. Por un lado, es una forma muy cómoda de comunicación no solo para los clientes sino también para nosotros, y por otro, aquí también cada comunicación se guarda en la ficha del cliente en el CRM. Gracias a esto tenemos la máxima información sobre el cliente atendido.
Esto no solo acelera la propia atención, sino que también hace que cualquier otro empleado que antes no tuvo contacto con ese cliente pueda atenderlo tranquilamente.
También usamos solo nuestros teléfonos. Nuestros, es decir, del módulo VOIP de Sugester. ¿Por qué nos funciona bien?
Para gestionar las llamadas usamos la aplicación Bria. Está disponible tanto para Windows como para macOS, para instalar en el ordenador o en el teléfono. Fácil de usar y gratuita si los límites de la versión free son suficientes para ti.
Google Hangout permite realizar llamadas, videollamadas y grabar llamadas. Esas grabaciones pueden usarse luego como material de formación o de ayuda para los clientes. Nosotros usamos principalmente Hangout como chat para hablar libremente sobre los asuntos del día. Hablamos 1:1 o en grupo en salas temáticas. Este tipo de comunicación interna del equipo funciona bien para nosotros.
Y en el futuro, en el Nuevo Sugester, planeamos crear nuestro propio mensajero interno. Pero por ahora está Hangout.
Usamos Google Meet para reuniones de equipo online. Google permite reuniones en tiempo real usando solo la ventana del navegador. Durante las reuniones podemos compartir archivos y presentar nuestra pantalla, lo cual es muy cómodo.
Además de las reuniones de equipo planificadas, también usamos Google Meet cuando surge la necesidad de discutir un tema de inmediato con más detalle. Es mucho más cómodo que coordinarse por chat
Todo nuestro equipo ya usa activamente el Nuevo Sugester. La comunicación interna del equipo sobre las tareas en curso y la realización de proyectos la gestionamos a través de comentarios en las tareas.
Todo lo relacionado con la ejecución de una tarea debe estar registrado en los comentarios. No hay lugar para mensajeros externos. Todo debe estar en el sistema, en un solo lugar, para que todos tengan acceso rápido a esos datos.
Incluso si no participas directamente en la realización de una tarea, puedes esperar su finalización para empezar tu trabajo. Gracias a las Notificaciones y la opción Seguidores de tarea, sabemos exactamente cada nuevo comentario y movimiento en la tarea que nos interesa. ¿Te intriga? Apúntate a las pruebas de la versión beta del Nuevo Sugester y ¡mira más!
Las tareas y los proyectos los gestionamos mediante los módulos Tareas y Proyectos en Sugester. Creamos tareas individuales y las asignamos a una persona concreta del equipo o a un grupo o departamento. De cada nueva tarea somos informados mediante notificaciones, gracias a lo cual nada se nos escapa. Cada uno de nosotros puede buscar rápidamente cualquier tarea, comprobar quién la revisó o editó por última vez. Esto es muy cómodo, especialmente en el trabajo remoto, porque no hace falta preguntar nada a nadie :) Todo podemos consultarlo nosotros mismos en el sistema.
Y lo que resulta muy cómodo son las diferentes vistas de tareas, dependiendo de quién y qué necesita. En Sugester usamos con más frecuencia los Sprints y la vista kanban de tareas, pero para los proyectos preferimos usar la lista. Todo depende del rol que se desempeñe.
Lee también: Vistas de tareas y su aplicación
Lo mismo en cuanto a los proyectos: creamos un proyecto en el sistema, al que podemos invitar a las personas elegidas. Para que el proyecto sea claro y más fácil de ejecutar, creamos hitos. A menudo también dividimos el proyecto en subproyectos más pequeños, y estos en tareas concretas. Las barras de progreso informan a cada uno en qué etapa se encuentra un proyecto determinado, por lo que lo único que se puede preguntar es «¿por qué tarda tanto?»
Google Drive y Docs son las herramientas que mejor nos funcionan para el trabajo remoto con documentos y archivos. En lugar de enviar documentos por correo, los compartimos entre nosotros y los editamos o comentamos online.
Los documentos de Google Docs son muy similares a Word o Excel, por lo que nadie debería tener dificultades para usarlos.
Los documentos o archivos terminados que deben estar siempre disponibles y a mano los guardamos en Archivos de Sugester. Gracias a que el acceso puede concederse o retirarse (mediante roles), cada uno ve solo lo que necesita. Además, en Archivos tenemos carpetas, por lo que cada uno de nosotros puede crear, además de las carpetas compartidas, las suyas propias para uso personal.
Y los documentos como contratos u ofertas para el cliente los añadimos directamente en la ficha del cliente en la sección Adjuntos de clientes.
Ya sea de forma remota o en la oficina, BitFactura siempre nos facilita el trabajo :) Y gracias a que estamos integrados con ella, podemos cambiar fluidamente entre programas. Tener un programa de facturación online tiene muchas ventajas:
Dropbox permite crear copias de seguridad de los archivos más importantes en la nube. ¡Puedes acceder a ellos en cualquier momento desde cualquier lugar!
Usamos Dropbox principalmente para archivos gráficos. Cualquiera que tenga acceso puede encontrar fácilmente los gráficos que necesita, sin implicar a otros miembros del equipo.
Y tú, como nuestro cliente que usa el sistema Sugester, puedes además añadir adjuntos en el CRM directamente desde Dropbox. Especialmente los archivos grandes, en lugar de enviarlos por correo. Todo gracias a la integración de Sugester con Dropbox.
Y por último, Canva: una excelente herramienta para crear gráficos, presentaciones, publicaciones para redes sociales, ebooks, etc. Puede usarse en versión de pago o gratuita (con limitaciones en algunas funciones). Una gran ventaja es que no hace falta tener dotes para el diseño gráfico para usar Canva. Los proyectos que se crean con ella están realmente a un alto nivel. Cambiar el formato del proyecto, insertar elementos, gráficos, imágenes propias descargadas y texto hace que en Canva podamos crear prácticamente cualquier cosa.
En Canva también se pueden compartir proyectos gráficos, gracias a lo cual todos los temas relacionados con un proyecto podemos «cerrarlos» a distancia, sin necesidad de reuniones cara a cara.
