¿Alguna vez te has preguntado si los datos de tu empresa están seguros? Al gestionar tu negocio, trabajas a diario con una gran cantidad de información: direcciones de correo, contactos, nombres, datos sobre transacciones. La forma en que proteges los datos de tu empresa no solo afecta tus relaciones con los clientes, sino también tu futuro empresarial.
Cada vez más negocios se trasladan a Internet. Cada vez se habla más de phishing, ataques de hackers y filtraciones de datos. Para protegerse contra la pérdida de datos, cada vez más empresas invierten en sistemas CRM, que sirven no solo para recopilar y analizar datos de clientes, sino también para protegerlos.
En el artículo de hoy, repasaremos las mejores prácticas para mantener la seguridad de los datos en los sistemas CRM. Descubre las estrategias más efectivas que vale la pena implementar.
El control de acceso es una de las medidas básicas para proteger tus datos en un sistema CRM. Dependiendo del rol que desempeña un empleado en tu empresa, debes proporcionarle acceso a los datos adecuados para su puesto, para que pueda realizar sus funciones de manera efectiva.
Al crear el rol adecuado para tu empleado, tú decides qué información puede ver en el sistema.
En Sugester, puedes asignar permisos a los usuarios según su nivel de responsabilidad y puesto en la empresa. Un vendedor debe tener acceso a datos diferentes que el departamento de contabilidad. Con la función avanzada de Roles, puedes definir con precisión no solo el acceso a módulos seleccionados, sino incluso a opciones individuales dentro de cada módulo. Por ejemplo, puedes configurar que cada vendedor de tu empresa solo acceda a sus propios clientes, pueda editarlos, pero no pueda eliminarlos ni ver datos financieros.
El sistema también verificará los permisos al intentar exportar datos. Si una persona sin los permisos adecuados intenta hacerlo, la exportación no será posible.
Los roles son lo suficientemente flexibles como para que puedas cambiar el nivel de permisos de tus empleados en cualquier momento, por ejemplo, si se producen cambios estructurales en tu equipo.
El inicio de sesión doble es una capa adicional de seguridad para tu cuenta. Se practica especialmente en el entorno online y cuando se accede a cuentas que contienen información importante o datos personales.
La autenticación en dos pasos requiere que el usuario confirme su identidad cada vez introduciendo una contraseña y un código adicional, que se envía por SMS o correo electrónico.
Al usar el inicio de sesión en dos pasos en tu sistema CRM, proteges tus datos contra ataques de hackers y garantizas la privacidad. Incluso si tu contraseña es robada o cae en manos equivocadas, el acceso a la cuenta estará protegido por el segundo factor de autenticación.
En Sugester, nos hemos ocupado de este nivel de seguridad, por lo que puedes activar el proceso de inicio de sesión doble para cada uno de tus usuarios.
Al activar esta función, el proceso de inicio de sesión será el siguiente:
* en la ventana de inicio de sesión debes introducir tu nombre de usuario y contraseña
* al hacer clic en Iniciar sesión, aparecerá una ventana informando de que usas la verificación en dos pasos. Se enviará a tu dirección de correo un mensaje con un código que debes introducir en el campo Código de verificación
La mayoría de los sistemas CRM protegen contra la pérdida de datos mediante copias de seguridad. Sin embargo, nada impide que las empresas que utilizan sistemas CRM creen sus propias copias de seguridad de forma independiente.
En Sugester, toda la información almacenada en el sistema se hace copia de seguridad diariamente. Almacenamos las copias en servidores Amazon AWS ubicados dentro del Espacio Económico Europeo. En caso de eliminación accidental de datos, podemos restaurar una copia de seguridad de la base de datos de tu cuenta a petición tuya.
En nuestro sistema, también puedes crear de forma independiente tu propia copia de seguridad de correos electrónicos, tareas, clientes, negocios y publicaciones de la base de conocimiento. Simplemente usa la función de exportación de datos. Los correos se exportan a archivos eml, mientras que los clientes, tareas, negocios y publicaciones de la base de conocimiento se exportan a xls.
De esta forma, creas tu propia copia de seguridad que siempre puedes usar cuando, por ejemplo, uno de tus empleados elimina accidentalmente varios clientes importantes. Con tu propia copia de seguridad, puedes importar rápidamente el archivo exportado anteriormente y restaurar la lista de clientes al estado previo al incidente. Para evitar duplicados, simplemente usa la opción Estrategia de duplicados al subir el archivo. El sistema solo recargará los registros que no están ya en la lista. ¡Problema con clientes eliminados resuelto!
La verificación de la dirección de correo electrónico del usuario es una capa adicional de seguridad que ayuda a verificar la identidad del usuario y protegerse contra los ataques de phishing.
Por ello, al usar nuestro sistema, debes verificar primero tu dirección de correo electrónico y pedir a tus empleados que hagan lo mismo.
La verificación también te ayudará a recuperar tu contraseña de forma segura y sencilla, y permitirá -para una protección aún mayor- activar el inicio de sesión doble para cada usuario.
El acceso a la cuenta desde direcciones IP específicas es un nivel adicional de protección de datos que ofrece Sugester. Esta práctica aumenta la seguridad y protege contra el acceso no autorizado a la cuenta.
Restringir el inicio de sesión a IPs específicas reduce el riesgo de ataques de hackers y phishing.
Si quieres asegurarte de que nadie excepto tú tenga acceso a los datos del sistema fuera del horario laboral sin tu permiso explícito, usa la función de inicio de sesión solo desde direcciones IP específicas.
De esta forma, como propietario puedes especificar las direcciones IP desde las que tus empleados pueden acceder a Sugester. Puede ser, por ejemplo, la IP de la oficina o la IP del domicilio del empleado. Esto impide acciones no autorizadas sobre los datos de clientes fuera del trabajo o intentos de inicio de sesión no autorizados.
Puedes comprobar tu dirección IP escribiendo "what is my ip" en la búsqueda de Google.
Una buena práctica para mantener la seguridad de los datos, independientemente del sistema que usemos, es cambiar la contraseña regularmente. Esto ayuda a minimizar el riesgo de acceso no autorizado a la cuenta. Con el tiempo, las contraseñas antiguas se vuelven más vulnerables a los ataques, por lo que las actualizaciones regulares son tan importantes como establecer inicialmente una contraseña segura.
En Sugester, cambias tu contraseña en el editor de perfil de usuario.
Al cambiar la contraseña, el sistema primero te pide que introduzcas la actual y luego que establezcas una nueva contraseña.
En Sugester, tienes la opción de conectar tu cuenta a tu propio dominio.
¿Qué significa esto? Que al iniciar sesión en tu cuenta, en lugar del nombre de ejemplo twoja-firma.sugester.pl, verán crm.tu-empresa.es
En este caso, la comunicación entre el usuario y el sitio -aparte del proceso de inicio de sesión- tiene lugar por defecto usando el protocolo HTTP.
¿Qué significa esto para ti como usuario? Que tu comunicación no está cifrada y, por lo tanto, es menos segura. Por eso es tan importante recordar usar la versión cifrada del protocolo HTTP, es decir, HTTPS. Al cifrar las conexiones, primero se intercambian las claves (por ejemplo, SSL) y luego se transmite la solicitud http://. Dicho cifrado protege contra la interceptación o modificación de los datos transmitidos y garantiza la autenticidad de la fuente de la página.
Si decides usar Sugester con tu propio dominio, prepárate bien:
* realiza la configuración correcta en tu cuenta de Sugester y en tu dominio (consulta las instrucciones para hacerlo)
* obtén un certificado de seguridad de una autoridad de certificación de confianza y envíanoslo
* espera nuestra confirmación de que el certificado ha sido cargado, Sugester funciona bajo tu propio dominio y la comunicación se realiza a través de HTTPS
Recuerda mantener siempre el certificado actualizado.
¿Y qué pasa con los usuarios que no usan la opción de dominio propio de Sugester? No necesitan hacer nada, porque cada cuenta en *.sugester.pl tiene por defecto una conexión HTTPS, lo que significa que los datos transmitidos están cifrados.
La protección de los datos de los clientes debe convertirse en un elemento clave para construir confianza y relaciones duraderas en todos los negocios. Los sistemas CRM equipados con cifrado de datos, gestión precisa de permisos, proceso de inicio de sesión doble o la posibilidad de realizar copias de seguridad regulares son la herramienta fundamental para proteger los datos más importantes que los clientes nos confían.
Recordemos, sin embargo, que la seguridad de los datos no es solo una cuestión de tecnología, sino también de concienciación y compromiso de cada usuario del sistema. Las prácticas seguras, el uso consciente de las funciones de seguridad y la formación continua son los pilares sobre los que se sustenta una sólida estructura de protección de datos.
