El correo electrónico sigue siendo el principal medio de comunicación en los negocios. Alguien podría preguntar: ¿y el chat, el teléfono, las redes sociales? Es cierto que cada vez más empresas incorporan canales de contacto adicionales para comunicarse con sus clientes, pero aún así escuchamos más "envíame un correo" que "llámame".
La correspondencia empresarial requiere atención a muchos detalles - hay que cuidar el asunto, los saludos, el contenido de valor, los archivos adjuntos adecuados y, al final del correo, una firma profesional.
La firma de correo electrónico es un elemento importante del mensaje. ¿Por qué?
Una firma no tiene que ser aburrida ni estándar, aunque conviene seguir ciertas reglas. Parece sencillo, pero a menudo se encuentran firmas que no cumplen los estándares básicos.
Por eso hemos preparado una breve guía paso a paso para crear una firma profesional.
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Tu nombre y apellidos son esenciales. El destinatario siempre debe saber con quién trata y a quién dirigirse si es necesario. Tu nombre debe aparecer en la primera línea de tu firma. Es bueno que se destaque del resto del contenido - puedes ponerlo en negrita o usar un color diferente.
Justo después de tu nombre debe aparecer tu cargo. Esto ayuda al destinatario a entender por qué te pones en contacto con él y cuál es tu función. Junto al cargo, conviene añadir el nombre de tu empresa, especialmente si es reconocida o es líder en el sector.
En la siguiente línea de tu firma, añade información como tu dirección de correo electrónico y número de teléfono. Si no quieres dar tu número directo, puedes proporcionar el número de tu departamento o de una línea de atención al cliente. Recuerda también incluir el prefijo internacional si trabajas con clientes extranjeros.
Si tu empresa tiene un sitio web, no olvides incluirlo en tu firma. Además, si tienes un blog y quieres que los clientes puedan contactarte también a través de él, este es un buen momento para incluir su dirección.
En Sugester, la firma de correo se crea en formato HTML. Es sin duda un método más avanzado y requiere ciertos conocimientos de HTML y CSS, pero permite mostrar imágenes en varios colores, tamaños y formas, añadir enlaces y dar formato al pie de firma de manera adecuada. Esto hace que la firma sea más profesional y llame más la atención del destinatario.
Todos los datos como: nombre, apellidos, cargo, teléfono, correo, etc. se incluyen en la firma de correo en Sugester mediante variables Liquid. Puedes encontrar la lista de variables disponibles aquí
Las variables permiten crear una firma dinámica - la información que contiene cambiará según el usuario que envíe el mensaje desde una dirección determinada.
Aquí tienes un ejemplo de firma de correo con variables:
Saludos,
--
e-mail:
tel:
Al configurar tu firma de correo en Sugester, ten en cuenta que hay 2 lugares en el sistema donde puedes hacerlo. Puedes establecer una firma para todos los buzones en la Configuración de correo, donde los datos del usuario se sustituirán automáticamente según quién envíe el mensaje. También puedes configurar una firma independiente para cada cuenta de correo gestionada en el sistema.
¿Quieres tener esa firma en tu correo? Usa la Galería de firmas en Sugester
Si tu empresa tiene perfiles en redes sociales, asegúrate de incluir sus iconos en la firma. ¿Vale la pena tenerlos? Absolutamente. Las redes sociales tienen buena calidad de sitio web y alta posición en Google. Además, es una buena manera de ganar nuevos seguidores y que tus clientes te conozcan desde otro ángulo. Las redes sociales también pueden ayudar a generar más tráfico hacia tu sitio web, por ejemplo si publicas posts en Facebook con enlaces al mismo. También les das a los clientes un canal adicional para comunicarse contigo. Al añadir iconos de redes sociales a tu firma, considera si vale la pena añadirlos todos, incluso los de plataformas donde hace tiempo que no publicas nada interesante.
Una cosa más - ¿es mejor añadir enlaces o iconos de redes sociales? En nuestra opinión, iconos, porque son fácilmente reconocibles y llaman la atención de inmediato, de modo que el destinatario sabe al instante dónde encontrarte. Como sabemos, el cerebro procesa las imágenes mucho más rápido que el texto, y además los iconos ahorran espacio en la firma. Conviene tener esto en cuenta si no quieres que tu firma parezca caótica y recargada.
Tampoco olvides asegurarte de que los iconos enlacen a las páginas correctas y no redirijan a sitios equivocados o, peor aún, a ningún lado.
Si creas tu firma en Sugester, puedes fácilmente añadir un enlace a, por ejemplo, Facebook:
<a href="https://www.facebook.com/sugesterPL" target="_blank"><img height="30" src="https://files1.intum.net/s/NOMBRECUENTA/files/facebook-app-logo.png" width="30" /></a>
Asegúrate de añadir una foto o el logotipo de la empresa a tu firma de correo. Si quieres que tu firma sea más personal y que tu nombre se asocie con tu imagen en la mente del destinatario, opta por incluir una foto en la firma.
Si quieres añadir una foto a tu firma en Sugester, primero comprueba si has añadido tu avatar en el perfil de usuario (aquí explicamos cómo hacerlo).
En ese caso - basta con que uses la variable en la firma
También puedes añadir el logotipo de la empresa para hacer tu firma más atractiva y aumentar el conocimiento de marca del destinatario.
¿Cómo añadir un logo a la firma en Sugester?
Mira un ejemplo de firma a continuación, creado con nuestras plantillas de firma.
Una buena idea es incluir un botón CTA en la firma del correo. El botón debe ser coherente con el resto de la firma y no debe hacer que el destinatario sienta que le estás intentando vender algo - más bien, debería informarle de posibilidades que puede aprovechar.
Al crear una firma, no olvides los colores. Elige colores suaves que no abrumen al destinatario y que combinen bien con el diseño general de la firma. Si la firma incluye un logotipo, inspírate en los colores de tu empresa. Si optas por tu foto, una buena solución es elegir un color de fuente que armonice con el color dominante de la foto. Los colores más habituales son: negro (símbolo de elegancia y profesionalismo), azul (simboliza confianza y conocimiento) y verde (asociado con la salud y la ecología).
También puedes destacar la jerarquía de la información de la firma y enfatizar los elementos que más te importan. Por ejemplo, escribe tu nombre en un tamaño de fuente mayor para que el destinatario lo recuerde con más facilidad. También puedes usar subrayados para guiar la vista del destinatario hacia lo que debe leer primero.
Comprueba si tu firma se ve bien en dispositivos móviles. Cuatro de cada diez correos se abren en aplicaciones móviles. La firma debe ser clara y legible para que se pueda leer fácilmente en el teléfono. Asegúrate de que el texto sea lo suficientemente grande para leerse en pantallas pequeñas y que los enlaces estén lo bastante separados para que se puedan tocar con el dedo sin dificultad.
La escala y el uso adecuado del espacio en blanco entre el texto desempeñan un papel importante en este sentido.
Una vez que hayas terminado tu firma, antes de enviarla al mundo, mándala a algunas direcciones de prueba - preferiblemente de distintos proveedores de correo - y comprueba que todo se vea como debe.
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