Entre los usuarios principiantes observamos una tendencia a activar demasiados módulos y funciones desde el principio, lo que en lugar de ayudar, complica la implementación del sistema, o todo lo contrario: muchas funciones útiles no se descubren en absoluto.
Al principio, cuando todo en el sistema es nuevo, comienza con la configuración básica y activa solo los módulos que realmente necesitas para empezar a trabajar con Sugester.
No te presiones a ti mismo ni a tu equipo con funciones que por el momento no necesitas. Ya llegará el momento. En primer lugar, activa las funciones básicas e introduce los datos fundamentales.
Ver también: Cómo implementar Sugester con éxito en tu empresa. #1 Conoce tu sistema CRM
Comprueba con qué funciones y módulos empezar a poner en marcha el sistema
Paso 1. Añade usuarios
Para empezar, esto es lo fundamental. Añade a todos los empleados que van a trabajar en Sugester. Recuerda que todos deben empezar a usar el sistema de inmediato. A cada usuario dale el nombre de la cuenta en Sugester, que se verá similar a este: NOMBREDEEMPRESA.sugester.pl
Esta URL la introducirá el empleado en la barra de direcciones del navegador para iniciar sesión en el sistema. Cada empleado también debe tener asignada una contraseña, que siempre puede cambiar en la edición de perfil después de iniciar sesión en Sugester.
Decide también cómo quieres que sea el inicio de sesión en el sistema. ¿Será simplemente introduciendo usuario y contraseña, o quizás activarás la verificación en dos pasos, que requerirá que el usuario introduzca adicionalmente un código enviado por correo electrónico o SMS.
Paso 2. Asigna permisos y accesos a los empleados
Si varias personas van a usar Sugester, asigna a cada una los permisos correspondientes al rol que desempeña en la empresa.
Puedes elegir uno de los permisos predeterminados o crear los tuyos propios. Al igual que en la empresa, en Sugester un empleado del departamento de atención al cliente debe tener acceso a datos diferentes que su manager.
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Configura los permisos adecuados basándote en las opciones disponibles en Roles. De esta forma evitarás que los empleados tengan acceso a datos que no deberían ver.
- A cada empleado asígnale un rol.
- Si tienes departamentos en tu empresa, cada uno de ellos debería estar en el CRM. No importa si es RRHH, IT o atención al cliente. Cada uno de estos departamentos se beneficia de los recursos del CRM. Si la colaboración entre departamentos es fluida, los departamentos pueden servir únicamente para mantener el orden y reflejar las estructuras de la empresa, y todos los empleados deberían tener acceso a cada departamento. Sin embargo, si prefieres que cada departamento funcione de forma independiente, asigna al empleado a un departamento concreto. Entonces los datos fuera de su departamento, como correos, clientes o tareas, no serán visibles para él.
Paso 3. Introduce la base de clientes
La base de clientes es el corazón del sistema CRM y la principal fuente de conocimiento sobre él. Supone construir relaciones individuales con el cliente y situar sus necesidades en el centro de interés de la empresa.
Si quieres gestionar eficazmente la base de clientes en Sugester desde el principio, empieza por estas pocas cosas:
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Transfiere la base de clientes de la aplicación anterior. Lo harás mediante la función de importación, que está disponible en la configuración de la cuenta. La importación en sí es muy intuitiva, solo necesitas un archivo xls o csv correctamente preparado. Si ya tienes una base segmentada, por ejemplo, por categorías, departamentos o responsables, puedes transferir esa configuración a Sugester durante la importación de datos. Es importante que los nombres de esos departamentos, categorías o usuarios estén introducidos en Sugester antes de la importación
- A los clientes importados importa las oportunidades de venta o las transacciones que ya se hayan realizado. Lo harás mediante la importación de oportunidades. Las oportunidades en Sugester sirven para gestionar el proceso de ventas, monitorear sus etapas y resultados, así como para pronosticar las ventas.
- Después de importar los clientes, verifica si no hay registros duplicados, y si los hay, combínalos de inmediato utilizando la opción de combinación de clientes. Gracias a esto, en primer lugar actualizarás tu base de datos y, en segundo lugar, conservarás el espacio liberado para nuevos clientes. Además, si por alguna razón parte de tus clientes tiene datos incompletos, puedes usar la opción de obtención automática de datos del registro GUS para completarlos
- Si tienes varios departamentos en tu empresa, por ejemplo, departamento comercial, IT, contabilidad, añade departamentos con el mismo nombre al sistema y luego asigna los clientes a esos departamentos.
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Puedes agrupar a los clientes en grupos según su tipo, por ejemplo, particulares, empresas, o según su importancia para tu negocio (VIP, de pago, de prueba). Usa para ello categorías y etiquetas. La segmentación de clientes permite un enfoque más personalizado. Puedes, por ejemplo, enviar un mailing a todos tus clientes de la región de Mazovia o del sector inmobiliario.
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Configura los estados, que te permitirán filtrar rápidamente clientes de un tipo determinado o verificar en qué etapa de colaboración te encuentras con un cliente dado.
- Si trabajas con sociedades matriz-filial, puedes usar la función "comprador" para distinguir en la base las entidades principales y subordinadas.
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Añade campos personalizados, que permiten incluir información más detallada sobre el cliente. Puedes añadir campos de tipo texto, fecha o selección. Gracias a ellos, no solo tienes espacio adicional para almacenar datos importantes, sino que también puedes ordenar la información por esos campos durante la búsqueda.
- Si tienes documentos relacionados con los clientes, como escaneos o contratos, introdúcelos como adjuntos en la ficha del cliente. De esta forma tienes a mano información completa sobre el cliente sin necesidad de revisar montones de papeles.
Con una base así preparada puedes empezar a atender a los clientes de inmediato. En tu tiempo libre puedes, por ejemplo, completar los logotipos de los clientes o configurar la vista de la lista de clientes, pero estos son ajustes sin los cuales al principio puedes funcionar perfectamente.
Paso 4. Activa el módulo de correo
Incluso si solo planeabas gestionar la base de clientes en Sugester, aprovecha las posibilidades adicionales que te ofrece el módulo de correo integrado con CRM. En Sugester puedes gestionar todos tus buzones de correo empresariales en un solo lugar. ¿Por qué no aprovecharlo? La configuración toma unos minutos, y esto es lo que obtienes a cambio:
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Un módulo de correo integrado con el módulo CRM, que proporciona acceso al historial de comunicación con el cliente en cada etapa de la atención
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Gestión de múltiples direcciones empresariales/múltiples departamentos en una sola bandeja de entrada
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Flujo eficiente de información entre la empresa y el cliente, así como entre departamentos y equipos dentro de la empresa
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Herramientas que reducen el tiempo de gestión de correos, como plantillas, autoresponder, asistente de correo o filtros
¿Por dónde empezar para usar el correo en Sugester?
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Añade las bandejas de correo de tu empresa a Sugester, y luego configura la redirección al sistema. Es un requisito indispensable. Si utilizas, por ejemplo, servicios de correo en home.pl y quieres recibir el correo empresarial en Sugester, solo tienes que introducir en la configuración de tu cuenta en Home.pl la dirección de redirección generada en los ajustes de la bandeja correspondiente en Sugester. De esta forma, cada correo entrante será visible tanto en Home como en Sugester. La redirección es un procedimiento que se realiza una sola vez, y el historial de comunicación con el cliente vinculado a la base de datos de clientes es una gran ventaja, especialmente para los departamentos de ventas y atención al cliente.
- Si tienes introducida la base de datos de clientes, el sistema asignará cada correo entrante al cliente correspondiente según la dirección de correo electrónico o el dominio registrado en los contactos. En cambio, si recibes un mensaje desde una dirección que aún no está en la base de datos, puedes usar la función "Crear/vincular al cliente" para crear un nuevo cliente o vincularlo a uno existente.
- En el caso del envío de correos, si quieres enviarlos a través de nuestros servidores y no a través de tu propio servidor SMTP, no se necesita ninguna configuración adicional. Simplemente creas un correo y lo envías.
Lo mejor es que al principio añadas 1 o 2 direcciones y compruebes cómo funciona la gestión del correo, y luego ajustes la configuración de las bandejas a los requisitos de tu empresa. Puedes, por ejemplo, asignar una bandeja a un usuario específico, a un grupo o a un departamento completo.
En la siguiente etapa puedes activar funciones como el autoresponder, el asistente de correos, la evaluación de la comunicación, las carpetas o filtros adicionales para clasificar el correo entrante.
Siguiendo estas indicaciones, puedes estar seguro de que te has ocupado de configurar los elementos más importantes del sistema en la fase inicial de la implementación. Los usuarios, los permisos correctamente asignados, una base de datos de clientes organizada y el correo correctamente configurado garantizan los primeros éxitos en el trabajo con Sugester.
Este es el paquete básico, que con el tiempo se puede ampliar con módulos y opciones adicionales. Sin embargo, antes de pasar a la siguiente etapa, asegúrate de que trabajar con estos dos módulos no le cause dificultades a nadie. No es casualidad que recomendemos empezar precisamente por la activación y configuración del módulo CRM y del correo. Son el núcleo del sistema, por eso es tan importante conocerlos y luego aprovechar al máximo sus posibilidades.
Tras recopilar el feedback de los empleados, podrás pasar a las siguientes acciones.
En el próximo artículo te indicaremos qué otros módulos activar en tu cuenta.
