Un buen sistema CRM es aquel que no solo permite una comunicación eficaz con el cliente, el apoyo a los procesos de ventas y las estrategias de marketing, sino que también cuida el valioso tiempo del usuario y permite automatizar las tareas repetitivas. Enviar las mismas respuestas, crear ofertas, recordar reuniones, informar sobre el estado de una solicitud: todo esto puede hacerlo el sistema por ti.
¿Para qué utilizar la automatización?
Al automatizar parte de los procesos en la empresa, obtienes empleados más eficientes que no están sobrecargados con tareas monótonas y repetitivas. El departamento de atención al cliente puede dedicar el tiempo ahorrado a resolver solicitudes urgentes, y los vendedores a buscar nuevos clientes.
A continuación presentamos una lista de funciones en Sugester que te permitirán optimizar las tareas repetitivas en tu empresa y ahorrar mucho tiempo.
Funciones como el autoresponder, el asistente de correos, las plantillas y las tareas recurrentes están disponibles en todos los planes. Las reglas personalizadas (macros) se pueden configurar a partir del plan Max.
El sistema permite crear plantillas de respuestas listas. Si recibes frecuentemente las mismas consultas de los clientes, puedes reducir significativamente el tiempo de respuesta creando plantillas de respuestas. Dependiendo del tema de la consulta, puedes preparar plantillas separadas para los vendedores, otras para el departamento de atención al cliente y otras para los empleados del departamento de IT. Lo mismo aplica para la plantilla de respuestas en el chat. Preparar respuestas como: saludo, despedida, presentación de la lista de precios mejorará la calidad de la comunicación en tu chat, y el operador del chat podrá dedicar más atención a las consultas más complejas.
En Sugester, además de las plantillas para correos y chats, también encontrarás plantillas de tareas. Fueron creadas pensando en situaciones en las que en el sistema aparecen con bastante frecuencia tareas con el mismo contenido, pero no son tareas que se repiten regularmente (como las tareas recurrentes). Las plantillas de tareas puedes utilizarlas, por ejemplo, para crear formularios de reporte de errores para el departamento técnico o formularios de pedidos para producción.
Una función ampliamente conocida que en Sugester permite enviar respuestas automáticas al remitente del mensaje. El Autoresponder se puede activar para una bandeja de entrada específica. También se puede editar su contenido y usar variables como , y , para que datos como el asunto, el número y el contenido del correo se añadan automáticamente al cuerpo de la respuesta. Esta configuración la puedes utilizar, por ejemplo, para confirmar la recepción de una solicitud o informar sobre la ausencia de un empleado.
En la cuenta, mediante una macro, se puede configurar un recordatorio de fechas importantes, por ejemplo, sobre la proximidad del fin de la suscripción, la fecha de vencimiento de un pago o el cumpleaños del cliente. En este caso, es necesario agregar una macro y crear una tarea recurrente. Dicha tarea será visible en la bandeja de entrada de la persona responsable. Por ejemplo, se puede configurar para que la tarea con información sobre la suscripción próxima a vencer aparezca en la bandeja de entrada 7 días antes de la fecha de finalización de la suscripción.
Mediante reglas puedes configurar notificaciones SMS, por ejemplo, sobre una nueva oportunidad de venta que apareció en el sistema o sobre una factura emitida. Cada vez que se agregue un nuevo negocio al CRM, el sistema te enviará automáticamente un SMS con el nombre y el enlace a ese negocio. Gracias a esto, basta con hacer clic en el enlace para que el sistema te redirija al negocio seleccionado, donde puedes consultar los detalles.
La función "Asistente de correos" fue creada para todas las personas ocupadas que no tienen tiempo de revisar constantemente su bandeja de correo. El asistente permite automatizar el filtrado de mensajes entrantes. Según las necesidades, en el asistente de correos se puede configurar para que el sistema redirija toda la correspondencia a la carpeta "Por asignar" o solo la de remitentes desconocidos. Gracias a esto, tus compañeros de trabajo podrán aliviarte, revisar los mensajes y decidir qué correos deben llegar a ti y qué asuntos pueden asumir y resolver ellos mismos.
Si en tu empresa hay tareas o eventos que ocurren regularmente y son repetitivos, puedes crear para ellos tareas recurrentes. Generación de un informe mensual, reporte semanal, revisión de facturas, preparación de una campaña de mailing: todo esto puedes guardarlo en Sugester como una tarea recurrente. Solo necesitas unos pocos detalles y seleccionar la fecha a partir de la cual las tareas deben aparecer en el calendario y a quién deben asignarse. El resto lo hará el sistema por ti. En la fecha establecida, la tarea aparecerá automáticamente en la bandeja de entrada del empleado al que fue asignada.
Sugester te ayudará a asegurarte de que cada nuevo registro que aparezca en la base de datos sea contactado por teléfono. Es importante no solo construir una base de nuevos clientes, sino también conocer sus necesidades desde el principio. Basta con crear una macro sencilla en la configuración de la cuenta. Si deseas, por ejemplo, contactar a un nuevo cliente 2 días después de que creó una cuenta contigo o realizó una compra, Sugester completará automáticamente el campo correspondiente en la ficha del cliente con la fecha 2 días después, contando desde el día de creación del cliente en el sistema. Por lo tanto, no necesitas completar esta información manualmente. Además, la lista de contactos para llamar en un día determinado la puedes visualizar fácilmente mediante la búsqueda avanzada en clientes.
Mediante un SMS puedes informar al cliente sobre cualquier acción que ocurra en su cuenta, por ejemplo, la activación de un servicio o el envío de una oferta por correo electrónico. Gracias a la función de macros no necesitas recordarlo, porque el sistema enviará la información al cliente automáticamente. En este caso, la regla funciona en base a los cambios en el estado del cliente. Basta con agregar en la configuración de la cuenta una macro que registre el cambio de estado, por ejemplo, de "contacto" a "oferta enviada", para que el sistema -cuando se cumpla esa condición- envíe automáticamente un SMS al número del cliente.
Gracias a las macros puedes recordar a tus clientes la fecha de una reunión programada, el plazo de una visita o una entrevista de trabajo. Puedes configurar una notificación por correo electrónico o SMS. También puedes definir el contenido del SMS o correo, por ejemplo, la fecha, hora y lugar de la reunión/visita. De esta manera, el empleado no tiene que llamar a los clientes manualmente y tienes la certeza de que todos fueron informados a tiempo. El uso de esta función también puede contribuir a reducir el número de visitas canceladas.
Si los clientes se comunican contigo principalmente por teléfono, puedes asegurarte de que cada llamada perdida reciba una devolución de llamada. Si utilizas el módulo VOIP en Sugester, basta con configurar una macro para que cada vez que una llamada no sea contestada, el sistema cree automáticamente una tarea sobre la llamada perdida. En la tarea será visible el número de teléfono al que se debe devolver la llamada. También puedes modificar libremente el contenido de dicha tarea. Cada una de ellas llegará a la carpeta "Sin asignar" en el inbox, para que todos puedan ver la tarea y devolver la llamada.
Si tus empleados pasan más tiempo en el campo que en la oficina y no tienen tiempo para consultar Sugester regularmente, puedes activar mediante macros el envío automático de notificaciones SMS cada vez que aparezca una tarea para ellos en el sistema. Quizás de esta manera les resulte más fácil controlar las actividades planificadas que iniciando sesión en el sistema a cada momento.
Gracias a la automatización puedes ofrecer a tus equipos una nueva calidad de trabajo. Sin duda, los clientes también apreciarán las nuevas soluciones.
Si en el artículo no encuentras la descripción de una macro que sería útil para tu empresa, puedes consultarnos de forma individual :)
