En el dinámico entorno empresarial, la gestión eficaz de proyectos es clave para el éxito. La metodología ágil en particular, capaz de responder de forma flexible a los cambios, es muy popular. No es de extrañar - en un mundo donde lo único constante es el cambio, la metodología ágil permite a los equipos adaptarse a los requisitos del proyecto cuando sea necesario. El artículo de hoy trata sobre la metodología ágil y cómo se ve la gestión ágil de proyectos en Sugester.
Las metodologías ágiles se centran en un enfoque flexible para la ejecución de proyectos. Asumen que no todo en un proyecto se puede predecir y planificar con precisión. Por eso, ponen mayor énfasis en adaptarse a los posibles cambios que en seguir rígidamente un plan establecido previamente.
Dos de las tres metodologías ágiles más populares son: scrum y kanban.
Scrum
Scrum es una forma de trabajar que ayuda a un equipo a trabajar eficazmente en un proyecto. En Scrum, los elementos importantes son:
Kanban
El método kanban permite visualizar el flujo de trabajo usando un tablero y tarjetas. Kanban facilita el seguimiento visual del trabajo en curso e identificar rápidamente qué debe hacerse y cuándo. Es particularmente efectivo en proyectos con muchas tareas.
La metodología ágil, como cualquier otra, tiene sus ventajas y desventajas. Enumeraremos solo las principales.
When working in the agile method:
Disadvantages of the agile methodology
La metodología ágil no es adecuada para todos los proyectos, especialmente los que tienen requisitos muy estrictamente definidos o proyectos a largo plazo. En tales casos, un enfoque más tradicional puede funcionar mejor.
Ahora que sabes qué es la metodología ágil y cuáles son sus principios principales, queremos mostrarte qué herramientas y funciones de Sugester te apoyarán en el trabajo con la técnica ágil, si eso es lo que eliges para gestionar tus proyectos.
En la metodología ágil, crear y gestionar tareas son cruciales para la gestión eficaz del proyecto.
Creating tasks (Backlog)
Normalmente al principio, recopilas los requisitos del cliente y del equipo y creas Historias de Usuario. En la metodología ágil, las Historias de Usuario se usan frecuentemente - son breves descripciones de funcionalidades desde la perspectiva del usuario.
Todos los requisitos del cliente e historias de usuario se pueden registrar en Sugester como nuevas tareas. En el cuerpo de la tarea, puedes dar una descripción más detallada de la funcionalidad, marcarla con un estado preliminar y, por ejemplo, una Etiqueta "backlog". De esta forma, creas un backlog en Sugester - una lista de tareas, ideas y sugerencias que deben realizarse durante el proyecto.
Finalmente, todas las tareas recopiladas se priorizan en el Product Backlog según su valor para el cliente o el producto. Las prioridades en Sugester se asignan dando a cada tarea un color de estrella apropiado.
Sprint planning
Antes de que comience cada sprint, el equipo selecciona tareas del Product Backlog para trabajar durante la próxima semana o dos.
Lo más importante es planificar bien el trabajo, estimar cuánto tiempo se necesitará para las tareas individuales y evaluar su complejidad.
En Sugester, una pestaña especial en Proyectos → Scrum Sprints se usa para la planificación del sprint.
Si quieres empezar tu primer sprint, primero necesitas:
Después de crear el sprint, debes asignar tareas del Backlog al sprint actual. Para ello, asumiendo que tienes un backlog creado, simplemente ve a la pestaña Tareas y busca todas las tareas con la etiqueta "backlog". Puedes reducir los resultados de búsqueda a tareas con esa etiqueta y un estado específico, si previamente asignaste uno.
Completing tasks in a sprint
Durante el sprint, cada miembro del equipo trabaja en las tareas asignadas.
Cambiando los estados de las tareas, la persona que supervisa el proceso - por ejemplo el Product Manager - puede comprobar en cualquier momento del sprint en qué etapa se encuentra cada tarea.
En la metodología ágil, también se practican breves reuniones diarias, durante las cuales el equipo discute el progreso, los planes para el día siguiente y cualquier obstáculo. Sin embargo, esto no es un requisito obligatorio.
Durante el sprint, como ya mencionamos, el equipo hace un seguimiento del progreso del trabajo.
En Sugester, tenemos varias herramientas para esto:
Kanban board
Permite visualizar el trabajo con el mismo principio que las notas adhesivas que se pueden mover entre secciones. En el tablero, las tareas son las tarjetas y las secciones son columnas que representan las etapas individuales de ejecución de tareas.
In Sugester, the columns on the kanban board are task statuses. Therefore, when managing tasks in a project, remember to change the status each time a task moves to the next stage.
Puedes cambiar el estado entrando en la vista de edición de la tarea o simplemente arrastrando el mosaico de la tarea a la siguiente columna.
De esta forma puedes monitorizar más eficazmente el progreso del trabajo, determinar más fácilmente cuántas tareas están en cada etapa y localizar el llamado cuello de botella.
Time tracking
In Sugester, you can estimate the time needed to complete a specific task in the project. Work time can be approximate and defined based on previous similar tasks, or measured precisely using the time counter.
Al usar la metodología ágil y scrums en Sugester, el tiempo es visible en la vista del sprint, junto a cada usuario, junto a los gráficos circulares. El sistema muestra el tiempo estimado y el tiempo real que el usuario dedicó a la tarea (haciendo clic en inicio-parar).
El tiempo exacto de trabajo dedicado a un proyecto o conjunto de tareas también se puede comprobar en nuestro informe de partes de horas. Simplemente introduce el rango de fechas o selecciona el proyecto para el que deseas generar el informe.
See also: Timesheet report in our knowledge base.
Pie charts in the sprint overview
Al entrar en un sprint en Sugester, junto a cada usuario hay un gráfico circular que muestra porcentualmente la cantidad de trabajo que queda por completar en un tiempo dado. Hay gráficos separados para cada miembro del equipo y uno compartido para todas las tareas del sprint.
Esto significa que un solo vistazo es suficiente para que el Product Manager sepa si el trabajo está en camino a mitad de semana o si hay riesgo de que algunas tareas pasen a la semana siguiente.
La colaboración del equipo al ejecutar proyectos en Sugester, independientemente de la metodología elegida, se realiza principalmente dentro de las tareas asignadas al proyecto. Cada miembro del equipo del proyecto puede añadir sus respuestas o comentarios dentro de una tarea. Esto asegura que las ideas o notas importantes para el proyecto estén registradas en el sistema.
Communication through tasks is systematic - you can clearly see which user left a comment and when. Adding a comment takes a moment, just click "Reply". Thanks to this, clarifying details takes much less time than doing so by phone or email.
La comunicación a través de tareas minimiza el riesgo de retrasos en la ejecución de tareas, información esencial faltante o malentendidos de comunicación. Y añadir capturas de pantalla y archivos adjuntos facilita comprender el objetivo y las etapas de ejecución de la tarea.
Para la comunicación con el cliente, el correo electrónico tradicional es la mejor solución. Al gestionar el correo en Sugester, cada mensaje que recibes de un cliente se guarda automáticamente en CRM en la ficha de ese cliente. Además, ese correo también se puede vincular a un proyecto específico. Puedes hacerlo desde la bandeja de entrada expandiendo la flecha junto a la etiqueta "proyecto" en la lista de correos.
See also: Why redirect your email to Sugester?
Si utilizas la metodología ágil para la gestión de proyectos en tu empresa, o estás considerando implementarla, puedes usar con éxito el módulo de Proyectos y Scrum Sprints en Sugester como herramienta de apoyo a esta técnica.
Desde la creación de tareas en el backlog, pasando por la planificación del sprint, hasta la ejecución eficaz de las tareas y la comunicación con el cliente y el equipo - Sugester ofrece muchas posibilidades.
Esta publicación es la primera parte de un artículo sobre gestión de proyectos en Sugester. En el próximo artículo, mostraremos cómo usar el módulo de Proyectos en el modelo de gestión de proyectos en cascada.
