La semana pasada escribimos sobre la metodología Agile y el uso de Proyectos y Scrum Sprints en Sugester para la gestión ágil de proyectos.
En el artículo de hoy, te mostraremos cómo los Proyectos en Sugester se pueden utilizar con igual éxito en la metodología de gestión de proyectos en cascada, aunque en muchos sentidos es lo contrario de Agile.
Los Proyectos en Sugester son lo suficientemente flexibles como para funcionar en ambos modelos de gestión de proyectos en tu empresa.
Empecemos repasando brevemente qué es el método en cascada.
El método en cascadaology, also known as the waterfall model, is a traditional project management method. The project is divided into a series of steps that follow one another like a cascade. One stage must be completed before moving on to the next. Generally, the sequence of phases in a waterfall project is: conception, analysis, design, build, testing, deployment, and maintenance.
El modelo en cascada se utiliza frecuentemente en la construcción, la industria médica, la fabricación y en cualquier lugar donde los cambios durante la ejecución del proyecto sean imposibles o muy difíciles y costosos de realizar.
El modelo en cascada asume ejecutar un proyecto:
Aunque la metodología en cascada es más tradicional y menos flexible que las metodologías ágiles, todavía encuentra aplicación en ciertos proyectos, particularmente aquellos con requisitos bien definidos y bajo riesgo de cambio. A medida que el campo de la gestión de proyectos ha evolucionado, han surgido muchos enfoques híbridos que combinan elementos de ambos métodos.
El método en cascadaology, despite certain limitations, has its advantages that still make it applicable in many projects:
El método en cascadaology, despite its advantages, also has certain disadvantages that can be limiting for some projects.
Vale la pena tener en cuenta que la elección del método depende de las características y requisitos del proyecto. En muchos casos, es beneficioso utilizar enfoques híbridos o flexibles que combinen elementos de los modelos en cascada y ágil para satisfacer mejor las necesidades del proyecto.
Las herramientas de apoyo son muy importantes en todo proceso de gestión.
Si decides usar el modelo en cascada para gestionar proyectos en tu empresa, aquí te mostramos cómo usar Proyectos en Sugester con ese fin.
Este es el primer paso básico en la gestión de un proyecto en el modelo en cascada. Crea un nuevo proyecto, define sus objetivos y marco temporal.
Nuevo proyecto. Al añadir un nuevo proyecto en Sugester, el sistema te permite rellenar inmediatamente elementos adicionales importantes del proyecto como la categoría, el cliente (o clientes) para quien se crea el proyecto, quién es responsable del proceso y qué equipo se encarga de él.
Objetivo del proyecto. Antes de empezar a crear un cronograma, debes entender completamente los objetivos del proyecto, el resultado que deseas lograr y el alcance del trabajo. Para registrar el objetivo, puedes usar el campo Descripción en el proyecto.
Cronograma. Al crear un proyecto en Sugester, puedes definir inmediatamente su marco temporal rellenando los campos Fecha de inicio y fin del proyecto.
Documentación. La documentación meticulosa es un elemento importante en el método en cascada. Asegúrate de que tu proyecto esté bien documentado. Añade cualquier acuerdo, presupuesto y arreglos con el cliente como adjunto al proyecto.
El siguiente paso importante es crear la estructura del proyecto y definir las etapas de trabajo. Aquí debes identificar las etapas clave del proyecto y dividirlo en fases fáciles de gestionar y de monitorizar.
Subproyectos. En Sugester, puedes dividir un proyecto en subproyectos. Dividir un proyecto en subproyectos facilita la gestión del proceso, la concentración en el logro de objetivos específicos y mejora el seguimiento del progreso.
Añades cada subproyecto dentro del proyecto principal. Simplemente expande la flecha con "+" mientras estás en la vista del proyecto y selecciona "subproyecto".
And if you manage many projects in your company, often similar to each other, you don't have to waste time creating them from scratch. Simply use the + Add similar option. When copying, you can duplicate everything in a given project - tasks, TODO lists, and subprojects with their tasks and TODOs.
Para marcar los momentos clave del proyecto, también puedes usar la función "hito" (milestone). Los hitos serán visibles en el cronograma de trabajo del proyecto.
Estados del proyecto. La gestión de las etapas del proyecto es el proceso de planificación, seguimiento y control de actividades y recursos dentro de fases o etapas específicas. Cada etapa tiene objetivos definidos, alcance de trabajo, plazos y resultados que deben lograrse antes de que el proyecto continúe.
Para que el proyecto pase fluidamente de una etapa a la siguiente, creas estados de proyecto en Sugester. Estos te permiten controlar el progreso del trabajo dentro del proyecto. Cuando el proyecto pasa a la siguiente etapa, cambias el estado al siguiente de la lista. Cada estado de proyecto tiene un campo Descripción donde puedes registrar lo que se está realizando en esa etapa. Además, puedes asignar colores a los estados del proyecto para monitorizar visualmente el progreso.
Al trabajar en el modelo en cascada, la estructura del proyecto debe estar lista desde el principio. Además de definir las etapas principales y los hitos clave del proyecto, también necesitas crear una lista de tareas, incluso para las más pequeñas que aparezcan en una etapa determinada de la ejecución del proyecto.
Tareas en el proyecto. Prepara una lista de todas las tareas que deben completarse dentro del proyecto. Asegúrate de que la lista esté completa y cubra todos los aspectos del proyecto. Define las dependencias entre tareas - identifica qué tareas deben completarse antes que otras para que el proyecto funcione con fluidez. Añades tareas usando el botón +Tarea en el proyecto.
Para tareas recurrentes o proyectos con estructura similar, puedes usar las plantillas de tareas disponibles en Sugester. Una plantilla se puede personalizar fácilmente según los requisitos específicos, lo que agiliza el proceso de preparación del proyecto. El uso de plantillas también ayuda a evitar cometer los mismos errores al crear nuevas tareas.
Duración de las tareas. Define también la duración de las tareas y estima cuánto tiempo llevará completar cada una. Usa la experiencia y el conocimiento de tu equipo para estimar el tiempo necesario. Cada tarea en Sugester tiene un campo para introducir el tiempo estimado.
Prioridades. Por último, establece prioridades. Define la importancia de las tareas en el proyecto asignando a cada una un color de estrella apropiado. Esto te ayudará a comprender qué elementos del proyecto son clave y requieren más atención.
Asignación de tareas. Un elemento importante en la gestión de proyectos es la asignación de responsabilidades. Define quién es responsable de completar cada tarea. Esto permitirá una clara división de deberes en el equipo. Simplemente rellena el campo Asignar a para cada tarea. Puedes asignar tareas a un usuario o a un grupo.
En Sugester, para cada proyecto podemos definir su finalización. También podemos estimar el tiempo necesario para completar una tarea específica del proyecto. El tiempo de trabajo puede ser aproximado y definido en base a tareas similares anteriores, o medido con precisión usando el contador de tiempo.
El proceso de ejecución del proyecto en las etapas individuales también se visualiza mediante un indicador de progreso porcentual que se encuentra en cada proyecto. Basándose en la relación entre las tareas completadas y todas las tareas del proyecto, muestra qué porcentaje del proyecto se ha completado en un momento dado.
En Proyectos, como en muchos otros módulos de Sugester, se puede obtener información detallada sobre los proyectos en curso usando los filtros de búsqueda en la lista de proyectos.
Además, los datos buscados se pueden ordenar de forma ascendente, descendente o alfabética haciendo clic en los encabezados de las columnas. En cualquier momento, también puedes personalizar la tabla de resultados según tus propias necesidades. Simplemente usa las opciones adicionales de Visualización para elegir qué columnas aparecen en la lista de informes y en qué orden. Gracias a esta función, cada usuario puede personalizar la tabla de resultados según sus preferencias.
En cuanto a los informes disponibles en Sugester, para proyectos el más importante es el informe de partes de horas, es decir, el informe del tiempo de trabajo. Dicho informe se puede generar para un usuario específico o todo un departamento, para un cliente o proyecto concreto. Todo depende de lo que necesites.
El informe de tiempo de trabajo en Sugester muestra el número de horas trabajadas desglosadas por usuario, proyecto, cliente y período de tiempo. Simplemente selecciona el rango de fechas.
La colaboración del equipo, al igual que en el método Ágil, se realiza a través de las tareas en Sugester. Recordemos que cada miembro del equipo del proyecto puede añadir sus respuestas o comentarios dentro de una tarea. Esto asegura que las ideas o notas importantes para el proyecto estén registradas en el sistema, siempre a mano. Añadir archivos adjuntos y capturas de pantalla también es conveniente.
Para la comunicación con el cliente, el correo electrónico tradicional es la mejor solución aquí. Al gestionar el correo en Sugester, cada mensaje que recibes de un cliente se guarda automáticamente en CRM en la ficha de ese cliente. Además, ese correo también se puede vincular a un proyecto específico. Puedes hacerlo desde la bandeja de entrada expandiendo la flecha junto a la etiqueta "proyecto" en la lista de correos. Esto es muy conveniente porque cuando vas a la vista del proyecto, toda la información necesaria sobre ese proyecto - incluyendo la correspondencia por correo - está en un solo lugar.
Ver también: ¿Por qué redirigir tu correo electrónico a Sugester?
Como puedes ver, Sugester se puede usar con éxito tanto en modelos de gestión de proyectos ágiles como en la metodología en cascada. Sugester apoya el modelo en cascada mediante la definición clara de las etapas del proyecto, la asignación de tareas a fases específicas y el seguimiento del progreso dentro de estructuras claras.
Con Sugester, los equipos pueden hacer un seguimiento del progreso del proyecto, compartir información en tiempo real y gestionar eficazmente las tareas en etapas individuales. Además, las funciones de comunicación - como el módulo de correo integrado con proyectos y la comunicación a través de tareas - permiten una mejor coordinación de actividades entre equipos, lo cual es clave en un modelo de proyecto lineal.
