Más de una vez, en nuestras conversaciones con clientes, surge la pregunta: "¿Planean usar el módulo de correo en Sugester?" - "No, no lo teníamos planeado. Usamos otro proveedor. ¿Es necesario?"
No es necesario, pero qué útil resulta y cuántas posibilidades abre - de eso trata el artículo de hoy.
¿Por dónde empezar? Quizás por el hecho de que muchos clientes que llegan a nosotros simplemente buscan un CRM que funcione bien para organizar su base de clientes y, como se suele decir, "facilitar la gestión de relaciones con el cliente".
No todos los que llegan saben que tenemos un módulo de correo, o si lo saben, no entienden en qué consiste todo.
Por eso, en el post de hoy queremos explicar cómo funciona el correo en Sugester y qué enormes - y sí, no tenemos miedo de decirlo - qué enormes beneficios aporta, no solo desde la perspectiva del cliente sino también para el propio equipo.
También diremos unas palabras sobre el lado técnico, porque simplemente es necesario.
Y probablemente lo mejor sea empezar con algunos detalles técnicos para entender mejor cómo funciona el correo en Sugester.
Empecemos por el primer y más importante punto: para usar el correo en Sugester, no abandonas tu proveedor actual, como Gmail. No eliminas tus buzones ni transfieres todo el servicio a nosotros.
En Sugester, el correo funciona mediante reenvío. Lo único que debes hacer es reenviar tu buzón desde tu proveedor actual a Sugester. Esto significa que seguirás teniendo tu cuenta de Gmail, y la gestionarás desde Sugester: enviar y recibir correos, crear filtros, carpetas, establecer prioridades, etc.
Para todos los que piensen inmediatamente "eso suena complicado" - ¡realmente no lo es! El proceso de reenvío de correo lleva un máximo de 10 minutos. Solo necesitas añadir a tu cuenta de Sugester la dirección de correo que quieres gestionar, copiar el token de reenvío único e ir a la configuración de tu proveedor actual (por ejemplo Gmail) para pegar ese token. ¡Listo!
Eso es todo lo que necesitas para recibir correo en Sugester.
Ver también: Reenvío de correo desde Gmail
Para enviar correos, no necesitas hacer nada. Simplemente siéntate, escribe y envía. A menos que quieras enviar a través de tu propio SMTP. Más información al respecto en nuestra base de conocimiento.
Un punto importante más antes de pasar a los beneficios: al añadir un buzón a Sugester, no tienes que preocuparte por enviar correos desde una dirección extraña. Para tus clientes nada cambia - aunque envíes correos desde Sugester, el destinatario ve tu dirección empresarial en tu dominio.
Bien, con los asuntos técnicos resueltos, podemos pasar a los detalles.
Estos son los beneficios más importantes que te esperan cuando gestionas el correo de tu empresa en Sugester
Podrías decir "Espera. Gestiono varios buzones empresariales, además en diferentes dominios, y algunos de ellos también tienen acceso mis empleados - ¿y puedo gestionarlo todo en Sugester?" Exactamente así.
Todos tus buzones empresariales, en diferentes dominios, se pueden añadir a Sugester y reenviar para que la correspondencia empresarial se gestione directamente desde nuestro sistema.
Todos los correos son visibles en una sola bandeja de entrada desde la que pueden gestionarse. En Sugester es posible asignar un buzón a un empleado específico, de modo que los correos que lleguen a ese buzón serán visibles en la bandeja de entrada de ese usuario concreto. Esto significa que si tu empleado gestiona varios buzones, puedes asignarle cada uno en la Configuración de correo. El empleado tendrá entonces todos sus correos de todos sus buzones en una sola bandeja de entrada.
Por supuesto, tú, como propietario de la cuenta, tienes visibilidad de todos los correos, independientemente del empleado al que esté asignado cada buzón.
Si lo deseas - para mantener el orden o restringir el acceso a parte de la correspondencia - puedes asignar buzones a departamentos, por ejemplo contabilidad, helpdesk, marketing. Los empleados del departamento de contabilidad no tendrán acceso a los correos de marketing, y viceversa.
Si una persona en tu empresa se encarga de todos estos asuntos y no es necesario restringir accesos, puedes simplemente usar el departamento para especificar para qué temas está destinado cada buzón.
Tu empleado verá etiquetas junto a cada correo que indican de qué departamento proviene. También puede cambiar fácilmente entre la correspondencia de diferentes departamentos usando un solo botón en la bandeja de entrada.
¿Y si en tu empresa hay varios empleados que gestionan todos el mismo buzón? También tenemos solución para eso. En la bandeja de entrada existe una carpeta Sin asignar donde los correos son visibles para todo el equipo. Basta con dejar vacío el campo Asignado a en la Configuración de correo para que todos los correos del buzón empresarial vayan a esa carpeta.
¿Cómo se gestionan los correos en esa carpeta? Se puede hacer de 2 maneras:
Esta forma de gestionar correos en una empresa es muy cómoda y, sobre todo, eficaz. Evita situaciones en las que un correo se queda esperando a que alguien lo atienda, o que un correo llegue a un buzón que se revisa con poca frecuencia - y de nuevo, espera.
Y si tú - como propietario - también quieres tener tu buzón privado en Sugester, nada lo impide. Puedes marcar la casilla Buzón privado en la configuración de ese buzón, y entonces nadie más tendrá acceso a él.
Y por último - si trabajas con clientes internacionales, puedes especificar en la configuración del buzón el idioma en que se lleva a cabo la correspondencia en ese buzón. Esto afecta, entre otras cosas, al idioma en el que se adjuntará la opción de Valoración de comunicación, si la usas.
Esta es probablemente la razón principal que debería convencerte de gestionar el correo en Sugester. Dado que Sugester es una herramienta multimodular, todos los módulos están integrados entre sí. La integración del CRM con el correo empresarial tiene una serie de beneficios: puede mejorar significativamente las relaciones con los clientes, agilizar los procesos empresariales y contribuir a una mayor satisfacción del cliente, lo que se traducirá en mejores ventas. Así que vale la pena.
Si tienes un cliente registrado en tu base de datos CRM y el cliente te envía un correo, no solo sabrás exactamente quién envió el mensaje en la bandeja de entrada, sino que ese mensaje también se guardará en la ficha del cliente en el CRM.
Existe una sección de Correo especial donde puedes ver los últimos 25 correos de tu cliente. ¿Y si necesitas ver mensajes más antiguos? Con un clic, usando el botón Ver publicaciones, pasas a la bandeja de entrada y ves la lista de correos únicamente de ese cliente. Allí, usando filtros adicionales, puedes buscar la información más específica.
¿Qué ventaja te da ver los correos en la ficha del cliente? Que cualquier empleado que acceda al perfil de ese cliente puede comprobar rápidamente - incluso durante una llamada con él - cuándo fue el último correo, sobre qué tema y quién respondió. El empleado no necesita cambiar entre diferentes sistemas porque todo está en un lugar: en la ficha del cliente en el CRM.
También se ve de inmediato cuál es el estado de cada correo: si se envió una respuesta, si alguien está respondiendo en ese momento, o si el asunto requiere consulta.
Esto acelera enormemente el proceso de atención y evita que tus empleados dupliquen trabajo. También evitas irritar al cliente que tiene que explicar su situación cada vez porque el empleado "no está al tanto".
A propósito de la integración de correo con CRM, hay una función muy útil que vale la pena mencionar porque simplifica enormemente la gestión de correos. En la ficha del cliente existe un campo Dominio. Si lo rellenas con el nombre de dominio de tu cliente (si tu cliente fuera Sugester, simplemente escribirías sugester.pl), entonces cada correo de ese dominio - aunque la dirección de contacto no esté aún en el CRM - se mostrará en la lista de mensajes como correo de ese cliente concreto.
Esto significa que si tu cliente te escribe desde alguna nueva dirección empresarial que no tienes guardada en tu base de datos, el sistema añadirá automáticamente esa dirección a los contactos de ese cliente y vinculará el mensaje a él.
Gracias a esto, tu cliente puede escribirte desde una dirección de dominio diferente cada día y tú igualmente verás todos esos correos en su ficha. El campo Dominio es verdaderamente invaluable y vale la pena recordar rellenarlo.
Los correos visibles en la ficha del cliente también son útiles cuando un cliente regresa después de una larga ausencia. Basta con revisar su correspondencia reciente para saber en qué momento se interrumpió el contacto y por qué. Ese cliente se sentirá especial si demuestras que lo recuerdas y sabes exactamente de qué hablasteis la última vez. Esa actitud influirá positivamente en tu relación con él y aumentará su satisfacción con tus servicios.
Otro gran beneficio de la integración del CRM con el módulo de correo es que puedes personalizar tu oferta y proponer exactamente lo que el cliente busca. Al ver qué temas se han tratado en la correspondencia por correo, sabes qué busca tu cliente y hacia qué está orientado.
Ya lo hemos mencionado al hablar de todos los buzones empresariales que puedes gestionar en Sugester. Pero ahora queremos añadir algo más.
El historial de comunicación por correo no solo significa los correos que te lleguen desde que reenvíes tus buzones a Sugester. Si decides usar el módulo de correo en nuestro sistema, puedes importar todo el historial de correo de tu proveedor actual, por ejemplo Gmail, a Sugester. De esta forma tendrás en nuestro sistema el historial completo de correspondencia con tus clientes desde el principio, sin perder ningún dato.
Durante la importación de correos puedes especificar a qué buzón deben asignarse los mensajes importados e incluso a qué empleado, si fuera necesario.
Y de nuevo - todo en un solo lugar, al alcance de tu mano, sin cambiar entre sistemas.
Uno de los módulos disponibles dentro de una cuenta de Sugester es el módulo de mailing. Y realmente es una pena no aprovecharlo si la posibilidad existe, y además sin coste adicional.
De nuevo, aquí obtienes muchos beneficios, especialmente si tu comunicación principal con los clientes es por correo.
Primero, desde un solo lugar, sin necesitar otros sistemas, puedes gestionar toda la comunicación por correo de tu empresa.
Y segundo, empiezas a enviar campañas de correo, lo que significa que empiezas a ser más visible y reconocible entre tus destinatarios, aumentas tu alcance y, por tanto, tus posibilidades de mejores ventas.
El módulo de mailing en Sugester es sencillo pero tiene todas las funciones necesarias para crear una lista de destinatarios, preparar un mailing y enviarlo al mundo - y luego hacer seguimiento de sus resultados.
Envías mailings desde tus buzones empresariales y puedes enviarlos a través de nuestros servidores o los tuyos propios, según tus preferencias.
Por supuesto, cada envío de mailing es visible tanto en el módulo de Emailing como en el CRM. Al entrar en la ficha de un cliente concreto, ves que participó en tu última campaña de correo. Al comprobar si el correo fue abierto por ese cliente y si hubo alguna reacción por su parte, puedes planificar nuevas campañas más personalizadas.
A cada cliente del CRM también puedes etiquetarlo con una etiqueta. Luego, mediante búsqueda, puedes encontrar esa etiqueta y usarla para crear una lista de mailing. Esto es muy útil si quieres dirigir campañas de marketing personalizadas a grupos específicos de clientes.
Incluso si crees que no necesitas usar mailing, ¿no vale la pena aprovecharlo si la herramienta está a mano? El envío de campañas por correo sigue estando entre los principales canales para captar nuevos clientes.
A todos nos gustan :) Y si puedes verificar diferentes cosas en cualquier momento, en un solo lugar, sin crear reglas complicadas, eso es pura ganancia.
Usando Sugester, tienes acceso a informes que te permiten verificar y comparar diferentes datos del sistema, incluidos los relacionados con el correo.
Los datos sobre los correos gestionados también se pueden verificar en la búsqueda avanzada de la bandeja de entrada, pero por orden.
Tenemos los 3 más populares que permiten:
Ver también: Base de conocimiento empresarial - ¿necesidad o detalle innecesario?
Comparar cómo trabaja cada empleado. Tenemos un informe especial para esto - el Informe de actividad de usuarios - que permite verificar cuántos correos gestionó cada empleado en un período determinado y cómo se compara con su colega en el mismo gráfico. Esos datos te permitirán verificar si la carga de trabajo en tu equipo está distribuida uniformemente y si puede mejorarse. ¿Interesado? Echa un vistazo a nuestra base de conocimiento donde describimos exactamente cómo funciona este informe.
En Sugester, a menudo se pueden verificar suficientes datos simplemente usando la ordenación o la búsqueda.
En el caso de los correos, usando la Búsqueda avanzada en la bandeja de entrada, puedes hacer diferentes configuraciones de filtros para encontrar la información más específica.
Por ejemplo, puedes verificar:
Las combinaciones son realmente muchas.
Por último, unas palabras sobre las funciones disponibles en el módulo de correo de Sugester. Si te preocupa que falte tu función favorita, realmente no es necesario. Sugester tiene todas las funcionalidades más importantes disponibles en otros proveedores de correo populares - e incluso más.
Hilos de correo, firma de correo, carpetas, filtros, automatizaciones, etiquetas, notificaciones, adjuntos, búsqueda, BCC y CC - todo esto lo encontrarás en el módulo de correo de Sugester.
Ver también: Cómo deshacer el envío accidental de un correo
Compartir una publicación con el cliente. Con esta opción puedes - por ejemplo para confirmar algo - compartir una publicación específica con el cliente, sin posibilidad de edición o eliminación. La publicación se puede abrir sin necesidad de iniciar sesión en el sistema, lo que es muy útil especialmente cuando tu cliente no es usuario del sistema pero necesita revisar los detalles de su pedido.
Convertir un correo en tarea. Si quieres que el contenido de un correo se convierta en el contenido de una tarea, basta con usar la opción Convertir en tarea. Esto ahorra mucho tiempo y agiliza la gestión de solicitudes. Puedes hacer este cambio manualmente o automáticamente modificando la configuración del buzón o añadiendo el filtro correspondiente.
Esperamos haberos convencido de lo importante que es - tanto desde la perspectiva de las relaciones con los clientes como del proceso de atención - un correo empresarial integrado con el sistema CRM. No solo gestionas los correos de forma más eficiente, sino que también obtienes un conocimiento más amplio sobre tus clientes, lo que te permite gestionar las relaciones con ellos de manera más efectiva, llegar a un mayor número de destinatarios y mejorar tu competitividad en el mercado.
