Si tienes tu propio negocio, seguramente más de una vez has necesitado enviar a un cliente un contrato o una oferta. Quizás utilizas programas dedicados a la generación de documentos o los preparas en, por ejemplo, Google Docs.
¿Sabías que con una cuenta en Sugester puedes crear diferentes documentos en los que los datos se cargan automáticamente desde el sistema? ¿Cómo? Te lo contamos en este artículo.
Lo que encontrarás en este artículo:
Una plantilla de impresión personalizada es un tipo de documento en Sugester que puedes crear desde cero, adaptándolo a tus necesidades.
Las plantillas personalizadas están disponibles para clientes, negocios y proyectos. Se crearon para quienes quieren generar fácilmente los documentos necesarios para la atención al cliente o las ventas (contratos, ofertas, prospectos) y desean tenerlo todo guardado en el CRM.
Creas la plantilla tú mismo utilizando el formato HTML y las variables disponibles en el sistema. Así obtienes un documento que contiene exactamente los datos que necesitas.
Con las plantillas de impresión personalizadas puedes generar en Sugester un documento que refleje visualmente la identidad de tu marca, con los datos completados automáticamente desde la ficha del cliente o del negocio.
Ver también: Cómo construir la identidad visual de marca con Sugester
Con las plantillas de impresión puedes:
Si el contrato es la base de la colaboración con los clientes, puedes usar una plantilla de impresión personalizada para preparar los documentos necesarios. La plantilla se crea desde la ficha del cliente.
Ver también: 6 formas de proteger los datos en tu sistema CRM
Exactamente de la misma manera que un contrato, puedes crear una oferta para el cliente. Lo único que debes recordar es que todo tipo de ofertas se crean desde el negocio asignado al cliente, ya que los negocios en Sugester gestionan el proceso de ventas.
Ver también: Negocios en Sugester - nuestro enfoque para gestionar tu proceso de ventas
Si envías correspondencia por correo postal, puedes agilizar el trabajo de dirección de sobres creando otra plantilla de impresión.
Esta vez la plantilla se prepara para la lista de clientes, por lo que su creación comienza haciendo clic en el icono de impresora en la lista de clientes, no en la ficha del cliente como en el caso de un contrato.
El procedimiento es el mismo que para los documentos descritos anteriormente: creas la plantilla en HTML, añades las variables y listo. En este caso, basta con usar los datos de dirección del remitente y del destinatario.
Si necesitas monitorizar datos para los que el sistema no tiene un informe incorporado, puedes crear el tuyo propio.
Los documentos coherentes refuerzan la identidad visual de tu marca. Enviar a un cliente un contrato con tu logotipo o en los colores de tu marca crea asociaciones positivas y hace que tu empresa sea más memorable.
Con las plantillas de impresión en Sugester puedes usar estilos CSS para adaptar visualmente cada documento a tus requisitos.
Puedes cambiar el fondo, añadir el logotipo, cambiar la fuente, añadir gráficos y todos los elementos que construyen la identidad visual de tu marca.
Dependiendo de para qué uses las plantillas de impresión, tu documento puede verse así:
Así
O así
Encontrarás las plantillas creadas desplegando el icono de impresora en la ficha del negocio, del cliente o del proyecto. Al hacer clic en el nombre de la plantilla, ves cómo quedará el documento al imprimirlo. También puedes descargarlo, editarlo o guardarlo en los documentos del sistema.
Al guardar un contrato u oferta en documentos, también puedes especificar las fechas de validez, el contacto del cliente y vincularlo al correo en que el cliente lo solicitó.
Así creas un historial completo de contratos y ofertas en tu empresa.
¿Dónde encontrar los documentos generados?
En la ficha del cliente, bajo "Documentos", ves todas las plantillas de impresión - contratos, ofertas, etc. - que generaste para ese cliente.
Para crear una plantilla de documento, despliega la flecha junto al icono de impresora estando en la ficha del cliente, negocio o proyecto (si quieres hacer etiquetas de sobres o un informe, busca el icono de impresora en la lista de negocios, clientes o proyectos) y selecciona Añadir plantilla de impresión personalizada.
Luego sigue unos pocos pasos (resumidos aquí; la descripción completa está en nuestra base de conocimiento):
Usar plantillas de documentos en Sugester facilita mucho las cosas. No solo ahorras tiempo, sino que también agilizas el proceso de atención y facilitas el seguimiento del progreso del trabajo.
No te preocupes por el HTML - aunque no seas experto, tienes plantillas y una lista de variables que solo necesitas pegar en el documento.
Y si quieres profundizar en el tema de las plantillas de documentos, consulta nuestra base de conocimiento.
