¿Estás harto de escribir las mismas respuestas a las mismas preguntas, incluso varias veces al día? No eres el único.
En este artículo te damos algunos consejos sobre cómo aprovechar las plantillas en Sugester para agilizar las respuestas a los clientes, mejorar el trabajo del departamento de helpdesk y minimizar las tareas monótonas y repetitivas.
Nosotros mismos utilizamos estas soluciones, por eso sabemos que merece la pena.
¡Así que manos a la obra!
¿Sabías que en Sugester hay plantillas de respuesta para el chat? Son respuestas rápidas que puedes enviar al cliente durante una conversación, e incluso durante varias conversaciones simultáneas. Solo tienes que crear plantillas de respuesta para las preguntas más frecuentes (FAQ).
Así ahorras tiempo, porque no tienes que escribir cada respuesta desde cero. Solo seleccionas la plantilla adecuada y la adaptas al caso concreto.
De esta forma reduces el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes al menos a la mitad, lo que se traduce en una resolución más rápida de los problemas y en un mayor nivel de satisfacción del cliente.
Puedes usar las plantillas para proporcionar información sobre productos, servicios o procedimientos de la empresa. También puedes preparar respuestas predefinidas a preguntas sobre precios, disponibilidad y condiciones de entrega.
Una gran ventaja es que, como usuario de Sugester, independientemente de si eres administrador o no, puedes crear tus propias plantillas de respuesta acordes a tu estilo de conversación con el cliente.
Sin embargo, si el chat de tu empresa lo atienden varias personas, recomendamos crear algunas plantillas universales para que la comunicación sea coherente, independientemente de quién la lleve.
¿Cómo añadir plantillas de respuesta en el chat?
Despliega los tres puntos suspensivos a la derecha de la barra de respuesta en la ventana del operador y selecciona Añadir nueva plantilla.
En la nueva plantilla escribe el nombre de la plantilla, su contenido y selecciona para qué chat (widget) estás creando la respuesta. ¡Listo! Tras hacer clic en Guardar, la plantilla ya es visible en tu ventana de operador.
No vamos a extendernos mucho sobre cómo añadir plantillas de correo en Sugester, porque es muy sencillo y tenemos una entrada completa sobre ello en la base de conocimiento.
Queremos centrarnos más bien en 2 aspectos de nuestras plantillas de correo que quizás no te resulten tan obvios, a saber:
Tanto si añades una plantilla para el departamento de atención al cliente como si creas una plantilla de newsletter, puedes usar el sencillo editor HTML integrado en Sugester. El editor te permite crear un diseño de correo profesional y visualmente atractivo.
Con él puedes añadir a tu mensaje imágenes, fotos, iconos y otros elementos visuales que harán que tus correos sean más atractivos y capten la atención de los destinatarios.
Recuerda también que los clientes de correo responden mejor al HTML que al texto plano. En ese caso es más fácil mantener la coherencia y el formato, independientemente del programa o dispositivo en el que el destinatario abra el mensaje.
Si no sabes HTML, puedes inspirarte en nuestras plantillas de newsletters festivos. Solo tienes que cambiar el banner, añadir el contenido y ya tienes una plantilla de newsletter lista.
Consulta Plantillas de correo festivo listas para usar.
Gracias a que Sugester es una herramienta modular, puedes utilizarla no solo para enviar correos individuales, sino también campañas masivas, incluidas las automáticas.
Si registras en Sugester a todos tus nuevos clientes y quieres enviarles, por ejemplo, un correo de bienvenida, puedes hacerlo mediante la función de envío automático de campaña.
Crea una plantilla de correo, por ejemplo "bienvenida" (en HTML, ya sabes por qué :)), y luego crea una campaña de mailing automática. Al crear la lista de destinatarios, puedes definirla en función de la etiqueta del cliente o de un filtro de búsqueda en clientes. Esto es muy cómodo, porque cada vez que añadas un nuevo cliente al CRM y lo etiquetes como, por ejemplo, "nuevo", el sistema le enviará automáticamente tu correo de bienvenida. También puedes indicar si el mensaje debe enviarse de inmediato, cada media hora, una vez al día, etc.
Las plantillas para tareas están diseñadas para aquellos equipos que a diario crean muchas tareas con el mismo contenido o uno similar.
Si, por ejemplo, al reportar un error de un cliente siempre proporcionas los mismos datos, en lugar de crear la solicitud desde cero cada vez puedes usar una plantilla predefinida. Lo mismo se aplica a tareas como emitir una factura, enviar un contrato o contactar a un cliente sobre una oferta.
Las plantillas de tareas las encontrarás en Ajustes -> Configuración del helpdesk -> Plantillas de tareas.
Recuerda que para añadir tareas con la posibilidad de elegir una plantilla, debes hacerlo a través de la opción Añadir tarea -> Más en el buzón de entrada.
Además puedes personalizar el formulario de tareas para que contenga solo los campos necesarios. Así te centrarás aún más en lo concreto, en lugar de distraerte rellenando campos que en realidad podrían no estar.
Puedes cambiar el formulario en Ajustes de cuenta -> Avanzado, en la sección Modificación de campos en el popup de tareas. Ahí puedes decidir qué campos del formulario deben ser siempre visibles, cuáles tras hacer clic en Más opciones y cuáles deben estar permanentemente ocultos.
¿En menos de un minuto? Sí, es posible y no es exageración :) Si quieres crear un formulario en Sugester, puedes usar las plantillas predefinidas disponibles en nuestro creador de formularios.
Entra en la pestaña Formularios del menú superior y haz clic en el botón azul +Añadir. Verás el creador desde el que podrás seleccionar un formulario de ejemplo.
Todas las plantillas ya incluyen estilos CSS, así que lo único que tienes que hacer es, si acaso, editar los nombres de los campos o añadir los que necesites. ¡Listo! Tras guardar el formulario, puedes copiar directamente el script e incrustarlo en tu web.
Y si quieres sacar más partido de las plantillas, puedes inspirarte en los ejemplos de formularios que tenemos en nuestra base de conocimiento. Allí encontrarás soluciones predefinidas para formularios de contacto, suscripción a newsletter o formularios de reclamación.
Consulta Ejemplos de formularios.
Recuerda que merece la pena usar plantillas, porque suponen un ahorro considerable de tiempo y energía, que puedes dedicar a tareas más creativas. Las plantillas de correo y de respuesta en el chat las puedes crear al instante, sin necesidad de ser administrador.
Y si quieres tener a mano solo tus propias plantillas, al preparar las respuestas predefinidas marca que solo sean visibles para ti.
