Las vistas de tareas en Sugester son vistas separadas que muestran qué hay que hacer, para cuándo y con qué recursos. Las vistas de tareas representan visualmente las tareas planificadas y la etapa en que se encuentra cada tarea. Hay 4 vistas de tareas disponibles:
En el sistema no hay una vista única y superior que deba usarse. Puedes cambiar libremente entre vistas mediante los botones "Columnas", "Lista", "Calendario" e "Inbox" y comprobar cuál te resulta más cómoda. No obstante, conviene recordar que cada una de estas vistas tiene sus ventajas e inconvenientes. No en todas las situaciones la vista elegida será satisfactoria, por lo que al principio piensa en qué información sobre la gestión de tareas más te importa y qué datos quieres mostrar.
Con frecuencia, por costumbre, nos limitamos a un tipo de acciones sin aprovechar el potencial del sistema, o al contrario: intentamos complicar innecesariamente acciones simples. Entonces, ¿cómo y en qué trabajar?
El tablero kanban son tareas presentadas en forma de columnas. Cada columna es una etapa diferente de la tarea. En Sugester las etapas se definen mediante estados, por lo que cada columna es un estado diferente de la tarea. Puedes configurar los estados tú mismo. Puedes tener tantos como requiera el proceso en tu empresa. No obstante, conviene recordar no tener demasiados, ya que puede dificultar la claridad del proceso.
La vista en columnas permite comprobar fácilmente en qué etapa se encuentra una tarea determinada. El responsable también puede verificar rápidamente cuántas tareas se han "detenido" en un estado determinado y le resultará más fácil averiguar por qué. Los tableros kanban -correctamente utilizados- aumentan definitivamente la visibilidad del flujo de trabajo en los equipos y su productividad.
La vista en columnas es una solución excelente si quieres monitorizar las tareas en función de las etapas de su ejecución. Los tableros kanban los recomendamos especialmente a los equipos ágiles que trabajan en sprints, ya que proporcionan una imagen clara del progreso del trabajo. Son muy útiles para el seguimiento de errores, la planificación de sprints, la gestión de la producción o la gestión de proyectos. El objetivo de los tableros es limitar el número de tareas en la etapa "en curso". Esto permite una mejor organización del trabajo y mantener bajo control el número de tareas iniciadas, promoviendo terminar unas antes de empezar otras.
Siguiendo este principio, en la vista en columnas de Sugester se muestran hasta 50 tareas, por lo que si trabajas con un número mayor de tareas y necesitas mostrarlas todas en una sola vista, sustituye el tablero kanban por otra vista.
Si trabajas, por ejemplo, en el sector de TI y te dedicas a entregar software, y las tareas te sirven para resolver problemas notificados por tus clientes, la vista en columnas funcionará muy bien. Cada columna será la siguiente etapa en el proceso de resolución de un error. El tablero podría estar compuesto por las siguientes columnas:
Cola
Por hacer
En curso
Pruebas
Resuelto
De este modo, cada miembro del equipo sabe qué ocurre con cada incidencia y a quién dirigirse ante posibles preguntas. También es una facilidad para el personal de atención al cliente: no tienen que preguntar cada vez por una tarea determinada, solo consultan su estado.
Con esta representación visual de las tareas, basta un vistazo para verificar cómo se distribuye el trabajo, si hay tareas que deben volver a la cola, si es necesario cambiar la prioridad o dónde hay un problema de flujo. También se ve claramente si el equipo o el empleado están sobrecargados de tareas o si el trabajo avanza muy lentamente. Eso facilita reaccionar ante la situación y tomar las decisiones oportunas.
En esta vista todas las tareas se muestran en forma de lista. Las columnas de la lista se pueden organizar de forma autónoma: desplazarlas u ocultarlas completamente, y los contenidos mostrados se pueden modificar según los filtros de búsqueda.
La lista también se puede ordenar por los datos que contiene cada columna. Basta con hacer clic, por ejemplo, en el encabezado de la columna "prioridad" para que el sistema muestre todas las tareas empezando por las más importantes -con una estrella roja- y terminando por las que no tienen estrella. Al elegir la vista de lista, el sistema muestra por defecto solo las tareas asignadas a ti, las no asignadas a nadie y las tareas abiertas. También puedes añadir a las tareas campos personalizados donde incluirás información importante para el proceso y luego mostrarás esos campos en forma de columnas en la vista de lista. Es muy cómodo para revisar datos adicionales.
La lista de tareas es útil si supervisas muchos equipos y tareas a la vez. Puedes comprobar al mismo tiempo el número de tareas, el tiempo trabajado, el presupuesto, los plazos y las capacidades de los empleados. Aquí puedes comparar el rendimiento de los empleados y la calidad del trabajo realizado. Con la lista de tareas, ordenando adecuadamente y usando el buscador, puedes verificar rápidamente cómo trabaja tu equipo.
La lista de tareas en Sugester la usan con frecuencia los responsables para comprobar los plazos, en qué etapa se encuentran las tareas asignadas a cada empleado y cuál es el tiempo trabajado para una tarea determinada. Aquí también es mucho más fácil monitorizar las tareas con criterios concretos, por ejemplo, todas las tareas del departamento "marketing" marcadas con la etiqueta "case study".
Si eres, por ejemplo, Project Manager y necesitas evaluar el progreso de un proyecto y, lo que es más importante, si estás superando el presupuesto previsto, usa la lista para ello. Buscando tareas, por ejemplo, por proyecto, ves cuántas personas están involucradas actualmente, cuántas horas han trabajado en total, cuál es el progreso y cuántas tareas quedan por realizar. Con la lista puedes evaluar si el trabajo del equipo está dentro del tiempo y presupuesto previstos, o si vais con retraso, habéis superado las horas planificadas y en consecuencia es necesario tomar alguna decisión. La lista de tareas es útil cuando el PM necesita responder rápidamente a preguntas como:
si el proyecto/el trabajo planificado va según el plan
si el equipo no está sobrecargado en un momento dado con la cantidad de tareas al ejecutar varios proyectos a la vez
si se pueden añadir nuevas tareas/cambiar prioridades en un período determinado
si las valoraciones del trabajo (semanales/mensuales) no están superadas/si el presupuesto no está superado
Aunque los tableros kanban y las listas de tareas ofrecen muchas posibilidades, a veces puede resultar que lo único que necesitas es un calendario sencillo. En Sugester dispones de un calendario con vista diaria, semanal y mensual. Es una buena herramienta para planificar el trabajo futuro.
De nuevo, según las necesidades, puede utilizarse como planificador de las propias actividades y tareas pendientes, o como calendario corporativo con función de recordatorios, tareas cíclicas y grupales. Como el calendario está disponible por defecto para todos, un empleado puede planificar también tareas y eventos para todo el equipo.
Conviene usar el calendario si trabajas con muchas tareas con diferentes plazos de ejecución. Con el calendario es mucho más fácil planificar a futuro y respetar los plazos, especialmente si debes completar una etapa de trabajo planificada o entregar el producto final en una fecha determinada. El trabajo con el calendario lo valorarán los equipos de producción y los comerciales; también es útil para la reserva de citas, por ejemplo en salones o centros médicos, gracias a la posibilidad de fijar una hora concreta en la tarea.
El calendario te ayudará a planificar la próxima semana, mes o trimestre, y es eficaz siempre que tengas pocas tareas al día. Si el número es mucho mayor, la eficacia del calendario disminuye considerablemente. En el aluvión de tareas es difícil orientarse y planificar racionalmente. En ese caso son mucho más eficaces el tablero kanban o la lista de tareas.
Si eres comercial, puedes planificar en el calendario tus reuniones con el cliente. Desde el calendario puedes añadir fácilmente una tarea -como quedar con un cliente-, añadir una fecha, una hora y toda la información necesaria. También puedes buscar en cualquier momento todas las reuniones de un cliente concreto y, si es necesario, arrastrar el evento a otra fecha con un solo movimiento. Si supervisas el trabajo de un equipo de comerciales, puedes -mediante el buscador del calendario- revisar la agenda de reuniones de tu departamento o de un comercial concreto, así como el estado de las tareas para un cliente determinado.
En Sugester también existe la vista de inbox, donde puedes ver no solo emails, sino también tareas. Aquí el sistema muestra por defecto solo tus tareas, ya que es tu inbox. Sin embargo, nada impide que desde este nivel veas las tareas no asignadas (accediendo a la carpeta "Por asignar") o las tareas de otros usuarios (mediante la búsqueda avanzada).
Esta vista es inestimable si quieres usar la búsqueda detallada y necesitas configurar filtros concretos. El buscador en este lugar es más avanzado que en la pestaña "Tareas", por lo que puedes usar libremente cualquier campo para que los resultados sean lo más detallados posible. De este modo puedes, por ejemplo, encontrar todas las tareas asignadas a un cliente concreto, con la mayor prioridad (estrella roja), con el estado "en curso" y actualizadas en el último mes. Después, sobre los resultados de esa búsqueda, puedes realizar cambios masivos: reasignarlas a un usuario concreto, marcarlas con una etiqueta determinada o cambiar el estado.
Esta vista la recomendamos también a todos aquellos que trabajan con un gran número de tareas y quieren mostrar el máximo posible por página. En la búsqueda avanzada se puede configurar hasta 100 registros mostrados por página (campo "Número de incidencias por página").
Siguiendo nuestras indicaciones, puedes elegir de inmediato una de las vistas anteriores y empezar a usarla en tu equipo, o bien -mediante ensayo y error- puedes probar cada una por separado. Lo mejor es que empieces creando una lista de tareas y, cambiando entre las distintas vistas, compruebes cuál se adapta a tus necesidades.
Esperamos que estos consejos te ayuden a organizar aún mejor el proceso de delegación y gestión de tareas en tu empresa.
