Cada vez más empresas - no solo grandes corporaciones, sino también pequeñas y medianas empresas - deciden implementar un sistema CRM. El período de la pandemia fue especialmente importante, cuando la situación global movilizó a las empresas a buscar nuevas formas de conectar con los clientes, y la demanda de sistemas CRM creció significativamente.
Sin embargo, simplemente tener un sistema CRM no es suficiente para gestionar una empresa de manera eficiente y generar beneficios.
Si acabas de crear una cuenta en Sugester, estás al comienzo de tu camino de implementación de un sistema CRM en tu empresa. El siguiente paso es adaptar el sistema a las necesidades de tu empresa y aprovechar al máximo las capacidades del sistema. Por supuesto, todo dentro de lo razonable.
Sugester tiene 11 módulos, lo que no significa que debas usarlos todos activamente de inmediato. Es mejor empezar con lo básico y luego - con mayor conciencia y conocimiento del sistema - activar funciones adicionales.
Para que el proceso de implementación de Sugester sea lo más breve posible, para que el sistema apoye eficazmente el trabajo de los equipos y para que los empleados vean con buenos ojos los cambios que se avecinan, hemos creado una serie de artículos en los que queremos mostrar por dónde empezar con la implementación de Sugester, qué funciones activar al principio, qué personalizar, qué automatizar y mucho más.
Cada entrada será un artículo separado que mostrará a qué prestar atención en las distintas etapas de implementación del sistema.
Los consejos se basan en nuestra larga experiencia adquirida trabajando con nuestros clientes en diversos sectores.
¡Manos a la obra!
Ver también: Mi primer CRM... Algunos consejos prácticos y Cómo implementar Sugester con éxito. #2 Empieza con las funciones que realmente necesitas.
Si acabas de crear una cuenta en Sugester y estás empezando a usar el CRM, tenemos algunos consejos sobre por dónde empezar antes de llenar el sistema con datos. Estos pasos te ayudarán a conocer mejor el sistema y aprovechar al máximo su potencial.
Al principio, antes de ponerte a configurar, introducir datos y activar módulos adicionales, tómate un momento para responder 3 preguntas importantes que a menudo se pasan por alto, aunque son esenciales en la fase inicial de implementación.
Piensa en qué objetivo quieres lograr implementando un CRM en tu empresa - ¿mejorar la comunicación con el cliente, aumentar las ventas, actividades de marketing, o algo más? La conciencia de las necesidades actuales de la empresa y las deficiencias del proceso garantiza el éxito en la implementación de las soluciones adecuadas. Habla con tus empleados y pregúntales qué herramientas les faltan. Piensa también qué información quieres monitorear tú - como propietario.
No intentes trasladar tu proceso actual a Sugester de manera 1:1. En su lugar, piensa en cómo mejorar los procedimientos actuales usando las herramientas listas que ofrece Sugester. A menudo, el cambio que supone introducir un nuevo software motiva cambios internos en la empresa. Sé abierto a ellos.
Piensa qué actividades quieres mejorar primero. No introduzcas todos los datos de golpe - establece prioridades. Así será más fácil tanto para ti como para tus empleados hacer la transición al nuevo sistema de forma fluida.
Sugester ofrece un período de prueba gratuito que permite probar las capacidades del sistema. Esta etapa a menudo se omite, lo cual es definitivamente un gran error. Sugester es una herramienta completa con 11 módulos y una gran cantidad de funcionalidades, por lo que vale la pena familiarizarse al menos con algunas de ellas durante el período de prueba. Las pruebas te permitirán tomar una decisión informada sobre qué módulos necesitas en este momento y cuáles puedes esperar para implementar.
En Sugester, el período de prueba dura 30 días. Durante este tiempo, tú y tus empleados podéis usar la mayoría de las funciones del sistema sin restricciones, con la excepción de algunas macros, ya que se configuran individualmente para cada cliente.
Tras este período, la configuración de la cuenta y los datos introducidos permanecen sin cambios - solo cambian los límites, según el plan que elijas.
Para las pruebas, conviene seleccionar una o - si es posible - varias personas, idealmente de diferentes departamentos. Esto te da una perspectiva más amplia, y cada empleado puede probar el sistema en el contexto de sus tareas diarias en su departamento.
Recuerda también que debes ser tú - como propietario - quien cree la cuenta de prueba en Sugester. Aunque no vayas a probar el sistema personalmente y lo delegues a los empleados, debes tener el nivel más alto de permisos. Así evitarás la situación de que, como usuario con permisos más bajos, tengas acceso a una cantidad limitada de datos - o peor aún - que un empleado que creó la cuenta abandone la empresa y se lleve todos los accesos consigo.
Después del período de prueba, recopila el feedback de los empleados y luego elige el plan adecuado que te proporcionará las funciones óptimas para el desarrollo de tu empresa.
Un elemento muy importante de todo el proceso de implementación de Sugester es la comunicación clara y honesta. No dejes a tus empleados con dudas. Infórmales de la decisión de implementar el sistema y del plan de cómo se hará.
Si estás convencido de la idoneidad de implementar un CRM en tu empresa, haz que tus empleados piensen lo mismo. Al fin y al cabo, la estrategia CRM no solo consiste en centralizar las actividades en torno al cliente, sino también en simplificar la vida del empleado.
Asegúrate de que cada empleado tenga acceso al sistema, los permisos correctamente asignados y que utilice la herramienta implementada a diario. A menudo ocurre que los empleados, acostumbrados a las soluciones antiguas, utilizan tanto Sugester como sus herramientas anteriores al mismo tiempo.
Esto es problemático, en primer lugar porque almacenan datos en varios lugares, lo que en lugar de acortar el tiempo de servicio lo alarga significativamente. En segundo lugar, cuanto más tiempo trabajan según las reglas antiguas, más difícil les resulta la transición al nuevo sistema. Y en tercer lugar - tal comportamiento genera caos y frustración. No podrás ver los beneficios reales de implementar un CRM hasta que todos tus empleados realicen todas sus tareas en Sugester. Por eso es tan importante que, tras configurar la cuenta y asignar permisos, los empleados empiecen a trabajar en Sugester de inmediato.
Recuerda también compartir con todos los usuarios del sistema el enlace a la base de conocimiento de Sugester (pomoc.sugester.pl), donde encontrarán información esencial sobre el funcionamiento del sistema y el contacto con nuestro equipo de soporte técnico. Cada usuario de Sugester puede obtener ayuda contactando con nuestro especialista por chat, correo electrónico o teléfono. Esto es muy importante. Tus empleados deben saber a quién acudir con sus dudas. Así estarán más dispuestos a trabajar con el sistema y aprovechar las funciones adicionales.
También es importante que ellos mismos - sin intermediarios - reporten los problemas. Esto acorta significativamente el tiempo de diagnóstico y resolución de cualquier problema potencial.
Eso es todo en cuanto a los pasos preliminares, antes de que te pongas a fondo con el sistema y empieces a introducir los primeros datos.
En el próximo artículo te indicaremos qué módulos activar primero y con qué funciones vale la pena empezar a trabajar de inmediato.
