El Reglamento General de Protección de Datos fue introducido en 2018 por la Unión Europea. Desde entonces, otorga a los ciudadanos de la UE un mayor control sobre sus datos personales y obliga a los responsables del tratamiento a asumir una mayor responsabilidad sobre dichos datos.
Desde la introducción de la directiva, Sugester permite a las empresas apoyar los cambios derivados de la legislación.
En este artículo te mostramos cómo nuestro sistema CRM cumple con los requisitos del RGPD.
Aquí encontrarás:
La seguridad de los datos en sistemas como un CRM es una prioridad máxima.
En Sugester, además de las medidas de seguridad básicas como el cifrado de datos, la copia de seguridad de la cuenta, el monitoreo de eventos o el certificado SSL para tu propio dominio, dispones de funciones que te permitirán implementar medidas de seguridad adicionales. Estas son:
Más información sobre seguridad y una descripción detallada de las funciones mencionadas se encuentran en un artículo separado: 6 formas de proteger los datos en tu sistema CRM
Puedes recopilar y almacenar los consentimientos para el tratamiento de datos en Sugester mediante nuestros formularios.
Simplemente añade una casilla "Consentimiento para el tratamiento de datos" al formulario de contacto o de suscripción al boletín, por ejemplo.
¿Cómo hacerlo?
Encontrarás información sobre los consentimientos otorgados en la ficha del cliente. Y para que sea más fácil ver qué clientes han dado su consentimiento, en las opciones de visualización marca que el campo de consentimiento se muestre en la lista de clientes.
Si un cliente que alguna vez te dio su consentimiento para recibir el boletín decide cancelarlo, debes darle la posibilidad de darse de baja con la misma facilidad con la que se suscribió, de acuerdo con el RGPD.
Si usas el envío de correos en Sugester, la tarea es más sencilla. Cada campaña de correo enviada a través de nuestro sistema incluye automáticamente un enlace de cancelación de suscripción. Permite al cliente darse de baja fácilmente simplemente haciendo clic en el enlace del mensaje.
Nuestro enlace de cancelación de suscripción tiene otra ventaja. Además de darse de baja fácilmente de una campaña, el cliente también puede suscribirse a otra campaña que le interese más.
¿Cómo? Al crear listas de destinatarios, usa la función de grupos de listas. Si envías una campaña a una lista que pertenece a un grupo, cuando el destinatario haga clic en el enlace de cancelación también verá otras listas del grupo a las que puede suscribirse.
Si el cliente elige por sí mismo qué le interesa, hay muchas más probabilidades de que responda positivamente a tu próximo mailing.
Dado que usas un sistema CRM y tienes todos los datos de tus clientes en una sola aplicación, no tendrás problemas para "devolver" los datos a tu cliente si te lo solicita.
Usando las funciones de exportación en Sugester, puedes extraer datos del sistema y compartirlos con el cliente en archivos xls y eml.
Los datos que puedes exportar de Sugester son:
Si firmas contratos del RGPD con clientes en formato electrónico o en papel, siempre puedes cargar un escáner del contrato en el CRM.
En el perfil del cliente hay una sección separada de Adjuntos donde puedes añadir los documentos que necesitas.
Primero añade un campo personalizado donde almacenarás información sobre el contrato firmado. Esto te ayudará a organizar la información y a encontrar fácilmente los clientes que aún no tienen el contrato.
En la ficha del cliente, en la sección Campos adicionales, aparecerá una nueva casilla.
Cada vez que adjuntes al cliente un archivo con el contrato firmado, marca también la casilla "Contrato". Si ves "Sí" en la lista de clientes en la columna "Contrato", significa que la casilla está marcada y el contrato está firmado. "No" significa que el cliente aún no ha firmado.
Si gestionas los contratos tal como se describió, puedes en cualquier momento encontrar fácilmente a todos los clientes que no tienen un contrato firmado contigo.
Puedes buscar de 2 maneras:
O ir a la búsqueda avanzada en clientes e introducir la condición de búsqueda:
"Contrato" < 1
En los resultados de búsqueda encontrarás a todos los clientes que aún no han firmado el contrato.
Este método es mejor porque puedes guardar dicha búsqueda como filtro y luego basándote en ese filtro crear una lista de destinatarios a quienes enviar un mailing recordándoles la necesidad de firmar el contrato.
El cumplimiento del RGPD por parte del sistema CRM es fundamental para mantener la seguridad de los datos personales y satisfacer las normativas europeas.
La implementación de medidas de seguridad y procedimientos adecuados conforme al RGPD permite a las empresas procesar eficazmente los datos de los clientes, previniendo posibles infracciones legales.
