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El período vacacional es un momento especial para las empresas: algunas reducen su actividad, otras la intensifican al máximo, y otras lo tratan como cualquier otra época del año.
Sin embargo, para muchas empresas el período estival es la temporada de vacaciones que los empleados esperan durante todo el año.
Antes de que todos se vayan a sus tan esperadas vacaciones, prepara al equipo para los cambios en la organización del trabajo durante este período. Si garantizas un buen flujo de información, el backup adecuado y las herramientas necesarias, evitarás situaciones en las que un cliente no reciba respuesta a su correo o una oferta no se finalice por una ausencia temporal de personal.
Puedes utilizar el calendario de Sugester para crear un calendario de vacaciones de tus empleados. Solo tienes que crear un nuevo departamento "Vacaciones" y dar acceso a todos los empleados. De esta forma, cada miembro del equipo podrá consultar quién tiene vacaciones y cuándo. Esto facilitará considerablemente la planificación de la distribución de tareas.
Sugester dispone de la función de autoresponder, es decir, respuesta automática al correo, que funcionará perfectamente durante las vacaciones.
El autoresponder no solo permite informar a los clientes de tu ausencia, sino que también facilita la continuación de la correspondencia al regreso de las vacaciones. No hay nada peor que una bandeja de entrada llena de correos sin respuesta de clientes irritados.
Al prepararte para las vacaciones, vale la pena ordenar la bandeja de entrada para no pasar el día entero leyendo y clasificando correos al volver.
Puedes añadir varios filtros y carpetas nuevos que organicen tu correspondencia. Al regresar te resultará más fácil orientarte en ella.
De esta forma, al regresar no tendrás que buscar la correspondencia importante entre una pila de correos. Y si alguien del equipo te sustituye, sabrá que debe escribir primero a esos clientes.
Cada usuario de Sugester puede marcar su período de ausencia en la empresa mediante la función "vacaciones" disponible en el perfil del usuario. Basta con seleccionar el rango de fechas para que el sistema redirija durante ese tiempo toda la correspondencia y las tareas periódicas a la carpeta "pendientes de asignar" o a un empleado concreto que sustituirá al ausente.
Al activar esta opción, el usuario que está de vacaciones aparece marcado en el sistema con el icono de una "palmera". Así todo el equipo sabe que durante ese período no conviene asignar nuevas tareas ni transferir asuntos de clientes a ese usuario.
Las vacaciones no tienen por qué ser un desafío organizativo para la empresa ni afectar a la calidad del servicio. Basta con una buena planificación del trabajo, una sustitución bien organizada y algunas funciones adicionales activadas en Sugester para que el período de vacaciones de los empleados no sea una molestia ni para los clientes ni para quienes no se van de vacaciones y asumen parte de las responsabilidades de sus compañeros durante su ausencia.
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