Oprócz podstawowej funkcjonalności, Sugester ma dużo większe możliwości dla rozwoju biznesu.
Księgownik to biuro rachunkowe prowadzone przez Ewelinę Świętowicz. Klientami biura są osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki cywilne z różnych branż — usługi, handel, gastronomia, branża IT, branża budowlana.
Księgownik tworzy zespół 6 kobiet, wykwalifikowanych i nastawionych na rozwój oraz profesjonalną obsługę klienta.
Walczyliśmy o pozyskanie klienta, pojawiliśmy się na rynku w momencie, kiedy konkurencja w tej branży była bardzo duża i niełatwo było zdobyć nowego klienta, na szczęście dość szybko się to udało. Na początku pomogła po prostu reklama.
Korzystaliśmy z Sugestera w poprzedniej firmie i na tyle się sprawdził, że przenieśliśmy to rozwiązanie do Księgownika.
Zespołowi od początku zależało na sprawnej komunikacji z klientem, głównie mailowej i telefonicznej. Potrzebny był system, który połączy klientów, maile oraz połączenia w jednym miejscu, a do tego będzie prosty w obsłudze.
Ważnym elementem pracy Księgownika jest sprawny przepływ informacji oraz informowanie klientów o zmianach podatkowych.
Przy naszym profilu działalności głównym narzędziem, które bardzo ułatwia nam pracę jest mailing. Wysyłamy kampanie mailingowe do klientów np. z początkiem roku, przypominamy o zbliżającym się terminie na zmianę formy opodatkowania, z prośbą o przekazanie nam informacji o ewentualnych zmianach. Wymagamy terminowości od klientów, dlatego co chwilę przypominamy im o czymś. Wysyłamy np. mailing po zakończonym miesiącu z przypomnieniem, że zbliża się ostateczny termin zamknięcia miesiąca i należy uzupełnić brakujące dokumenty. Jest to bardzo wygodne przy tej ilości klientów, bo możemy takie informacje wysłać jednocześnie do wszystkich naszych klientów.
Zaletą Sugestera jest to, że wszystko jest w jednym miejscu. Do CRM-u możemy wprowadzić klientów, wszystkie ich dane, możemy nanieść notatki np. jaką formę opodatkowania wybrał klient, czy zaliczki na podatek płaci miesięcznie czy kwartalnie. Otwieramy kartę klienta i widzimy wszystkie maile tylko i wyłącznie od/do tego klienta, nie musimy ich nigdzie szukać.
Tutaj też mamy informacje o rozmowach telefonicznych z klientem. Pracownicy podczas rozmowy otwierają kartę danego klienta w CRM-ie i mogą sprawdzić czy np. była opłacona faktura, kiedy i na jaką kwotę.
Podgląd informacji o opłaconych fakturach i wystawionych dokumentach jest możliwy dzięki integracji z Fakturownią.
W biurze rachunkowym najważniejsza jest sprawna komunikacja z klientem. Dlatego główne narzędzia, z jakich korzystamy to poczta, CRM, mailing i VoIP. W VoIP-ie bardzo przydatna jest rejestracja czasu rozmowy z klientem. Widać też nieodebrane połączenia, które są zapisywane w systemie jako zadania, możemy więc zawsze oddzwonić do takiego klienta.
Bardzo fajną rzeczą jest timesheet. Dla mnie jako przełożonego jest to bardzo użyteczne narzędzie, zwłaszcza teraz przy pracy zdalnej. Mogę w łatwy sposób zweryfikować ile godzin w miesiącu przepracował pracownik, czy ma nadgodziny oraz sprawdzić kiedy brał urlop. Podczas urlopu pracownika fajnym rozwiązaniem jest przekierowanie jego e-maili do osoby, która go zastępuje, dzięki czemu unikamy ryzyka, że nasz klient nie otrzyma odpowiedzi na swoją wiadomość.
Czat jest jednym z kanałów komunikacji, który pomaga nam w zdobywaniu nowych klientów. Jeśli ktoś szuka księgowości i znajduje naszą stronę to odzywa się do nas na czacie.
Sporo klientów zdobyliśmy w ten sposób. To dobre narzędzie na nawiązanie współpracy. Podczas rozmowy na czacie klienci pytają nas czy będziemy mogli np. rozliczyć dany rodzaj działalności albo czy pomożemy wypełnić wszystkie wnioski niezbędne do zarejestrowania działalności. Przez czat zgłaszają się częściej ludzie, którzy zaczynają dopiero przygodę z prowadzeniem własnej działalności.
Księgownik ma też na stronie firmowej formularz kontaktowy Sugestera, co również generuje ruch nowych klientów.
Przez formularz częściej kierowane są do nas pytania o indywidualną wycenę usług księgowych.
Sugester jest obecny w Księgowniku od 2016 roku, czyli od początku istnienia firmy. Zapotrzebowanie na nowe funkcje zmieniało się wraz z rozwojem firmy. Początkowo Księgownik skupiał się na obsłudze poczty i budowaniu bazy klientów. Kiedy zespół zaczął się rozrastać, Ewelina postanowiła wykorzystać dodatkowe możliwości systemu — VoIP, czat i formularze. W pracy z Sugesterem najbardziej ceni sobie automatyczne mailingi i to, że wszystkie dane potrzebne do obsługi klienta ma w jednym miejscu.
