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Una automatización completa del contacto con el cliente ni es posible, ni deseable. Por otro lado, un servicio totalmente personalizado es más una ambición inalcanzable que un objetivo realista. Lo mejor es elegir una solución que concilie los dos enfoques: atender a los clientes personalmente, pero con el uso de herramientas que aceleren las tareas repetitivas.

Pongamos por ejemplo el caso de gestión del correo electrónico. Por una parte, la bandeja de entrada con decenas o cientos de mensajes nuevos nos hace desear que todos se respondan automáticamente. Por otra parte, todos sabemos por experiencia que respuestas automáticas a las preguntas rara vez resuelven nuestros problemas y casi siempre molestan. ¿Cómo conciliar estas dos conclusiones?

Consideremos el caso de un email oficial de empresa - por ejemplo info@empresa.com. Los clientes envían a esta dirección sus preguntas y las respuestas que obtienen las preparan las personas que trabajan en el departamento de servicio al cliente. ¿Cómo mejorar el proceso con ayuda de Sugester?

Al principio has de hacer unos pasos simples - crear una cuenta, redirigir el correo e invitar a tus cooperadores al sistema. No tardarás más de unos cuantos minutos en hacer estas cosas y si encuentras alguna dificultad, vamos a ayudarte: puedes ponerte en contacto con nosotros por teléfono, LiveChat o, por supuesto, correo electrónico.

Cuando la correspondencia empiece a llegar a Sugester y tus compañeros tengan acceso al helpdesk, te quedarán sólo tres cosas por hacer para mejorar significativamente el servicio de asistencia: crear una firma dinámica, plantillas de mensajes y respuestas automáticas.

Firmas dinámicas son especialmente útiles si deseas que los miembros de tu equipo respondan a las consultas de la misma dirección de correo electrónico. Gracias a esta solución, cada correo enviado se firmará con el nombre y apellido de la persona que lo envía, sin la necesidad de introducir manualmente esta información. De este modo, el código de la firma que se ve así:

En el correo se convertirá en:

Toda la información que aparece en la firma dinámica se toma automáticamente del perfil de cada usuario, y su aspecto se puede ajustar libremente con el uso de HTML y CSS.

Plantillas de respuesta nos pueden ahorrar mucho tiempo si a menudo recibes preguntas sobre las mismas cosas. Automatización completa puede ser arriesgada: es extremadamente difícil  crear un algoritmo que responda con precisión a todos los mensajes que recibimos por correo electrónico. Sin embargo, puedes acelerar tu trabajo preparando plantillas de respuestas que se repiten. De esta manera el equipo de servicio al cliente puede atender a más clientes o dedicar más tiempo a los casos complicados.

Otra solución útil disponible en el sistema de Sugester es la función de respuestas automáticas a los mensajes que recibes. Aunque no hemos de utilizarlas como el canal de contacto principal, son una buena manera de informar a los clientes de que su consulta ha sido registrada. Como resultado de ello, damos a nuestros clientes la sensación de que monitoreamos constantemente el buzón y tenemos en cuenta sus necesidades. Creando las respuestas automáticas podrás, utilizar variables gracias a las que el carácter de los mensajes será más personal.

Utilizando estos tres mecanismos simples -firma dinámica, plantillas de mensajes y respuestas automáticas- al instante agilizas el flujo de trabajo de tu empresa. ¿Quieres probarlo ahora? Crea una cuenta gratuita en Sugester y ve lo fácil que es utilizar estas funciones.