En el funcionamiento cotidiano de una empresa, gestionar la información es igual de importante que tener acceso a ella. Normalmente el problema no es recopilar los datos adecuados, sino encontrarlos rápidamente. Es difícil tomar decisiones racionales si no sabemos exactamente dónde y cómo buscar los emails de la empresa, las tareas, las últimas ventas o la información importante sobre un cliente.

E incluso si tienes un sistema como Sugester donde todos los datos que necesitas están en un mismo lugar, con eso no basta.

Solo el uso hábil de las funciones disponibles te proporcionará una mejora real de la productividad en el trabajo.

Una de las funcionalidades más útiles para ahorrar mucho tiempo es la búsqueda avanzada en Sugester. Te permite encontrar la información que necesitas en literalmente unos pocos clics.

Veamos las posibilidades de búsqueda de datos en Sugester. Hay varias opciones disponibles y a continuación encontrarás una descripción y algunos consejos útiles para cada una.

Búsqueda avanzada de emails y tareas

Primero veamos las posibilidades de búsqueda en la base de emails y tareas. El panel de búsqueda avanzada tiene este aspecto:

Además de la funcionalidad básica de buscar una palabra clave elegida, puedes limitar o ampliar la búsqueda con una serie de otros parámetros que permiten llegar fácilmente a la información que necesitas. Los filtros disponibles en la búsqueda pueden combinarse libremente, lo que hace tu búsqueda aún más precisa.

He aquí algunos ejemplos concretos:

Cómo encontrar emails de una bandeja distinta a la tuya

Si tus permisos en Sugester no están restringidos, puedes ver fácilmente los emails de otros usuarios, por ejemplo cuando un compañero está enfermo y tienes que hacerte cargo de sus casos. Para reasignarte sus emails a ti mismo, simplemente:

• ve a la búsqueda avanzada en la bandeja de entrada y en el campo Bandeja de email selecciona la dirección de tu compañero
• en el campo Cerrado/Abierto selecciona solo los casos "abiertos"
• por último haz clic en Buscar

El sistema mostrará todos los emails abiertos en la bandeja del usuario seleccionado.

Cómo encontrar todos los emails de un cliente concreto

En lugar de navegar por un montón de emails en la ficha de un cliente, puedes buscar en la bandeja de entrada exactamente el mensaje que necesitas. En la búsqueda puedes acotar el rango de tiempo a un mes concreto o incluso a los últimos días. Simplemente:

• en el campo Cliente selecciona el cliente correspondiente
• rellena los campos Añadido desde-hasta para acotar el rango de tiempo
• si solo te interesan los casos actuales, selecciona "abiertos" en el campo Cerrado/Abierto; si dejas este campo vacío, el sistema te mostrará todos los emails asignados a ese cliente en el período indicado

Estos son solo dos ejemplos de los muchos posibles.

Búsqueda avanzada para monitorizar tickets

También puedes usar la búsqueda avanzada en la bandeja de entrada para monitorizar los tickets de clientes que llegan, por ejemplo, al departamento de atención. Hacer seguimiento de tickets de esta manera sustituye a la revisión de informes complejos.

Con la búsqueda avanzada puedes comprobar, entre otras cosas:

• Cuántos nuevos emails llegaron en un día determinado
• Cuántos emails envió un empleado concreto
• Cuántos emails se cerraron en un día, semana, etc. determinados

Puedes hacer lo mismo para las tareas, simplemente selecciona Tarea en el campo Tipo.

Búsqueda avanzada en entradas de la base de conocimiento

Si usas una base de conocimiento corporativa, puedes buscar cualquier entrada de ella en tu bandeja de entrada de la misma manera que los emails y las tareas. Lo único que debes recordar en los criterios de búsqueda es seleccionar "ayuda" en el campo Tipo, ya que eso es lo que es una entrada de la base de conocimiento. El resto de las reglas de búsqueda ya las conoces.

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Ver también: Base de conocimiento corporativa: ¿necesidad o detalle innecesario?

Búsqueda avanzada de clientes y oportunidades

Otro lugar donde puedes buscar datos específicos con detalle es la base de clientes y la lista de oportunidades.

En ambos casos la funcionalidad funciona de la misma manera, por lo que a efectos de este artículo nos centraremos únicamente en la búsqueda de clientes.

Búsqueda con filtros de búsqueda

Sugester permite buscar datos en la base de clientes de dos maneras: mediante filtros de búsqueda y condiciones.

Los filtros se encuentran en la lista de clientes, a la izquierda. Al igual que con la búsqueda avanzada en la bandeja de entrada, aquí también puedes combinar filtros libremente y rellenar diferentes campos para acotar o ampliar los resultados de la búsqueda.

Puedes, por ejemplo, buscar todos los clientes que te compraron un servicio, a los que enviaste un mailing recientemente y que pertenecen al departamento "ventas".

Ten en cuenta que en esta búsqueda solo en el campo Etiqueta puedes seleccionar más de 1 elemento.

Búsqueda con condiciones adicionales

La segunda forma de buscar en la base de clientes es seleccionar varias condiciones que deben cumplir los registros objetivo. Esta búsqueda se encuentra debajo del botón Buscar en la lista de clientes.

Tomemos el siguiente ejemplo:

Tras hacer clic en Buscar, verás solo los clientes de la voivodía de Mazovia cuya persona responsable no es Jan Kowalski y cuyo nombre contiene "sp. z o.o.". Puedes añadir tantas condiciones como desees. También puedes ajustar cuán estrictamente deben cumplirse las condiciones: hay hasta 55 variantes de precisión de coincidencia (para verlas, despliega la opción -más- en el campo "contiene").

Aquí también puedes buscar clientes teniendo en cuenta los datos de los campos personalizados. Si, por ejemplo, registras en un campo personalizado el sector de tu cliente, al introducir la condición

Sector = marketing

encontrarás a todos tus clientes de ese sector.

Búsqueda de oportunidades

Puedes buscar en la lista de oportunidades con la misma precisión. Al igual que con los clientes, puedes elegir si usar los filtros de búsqueda disponibles o introducir tus propias condiciones.

Con la búsqueda avanzada en oportunidades puedes encontrar, por ejemplo:

• clientes cuya suscripción vence pronto
• clientes que compraron/no compraron un producto tuyo en el último mes
• clientes que cancelaron tus servicios en el último semestre
• clientes cuyo motivo de cancelación fue "x" (si tienes un campo personalizado "motivo de cancelación" y lo rellenas)
• clientes con el próximo contacto de ventas programado, y mucho más

Si necesitas más ejemplos concretos de búsqueda en oportunidades, consulta el artículo Oportunidades en Sugester: nuestra forma de gestionar tu proceso de ventas. Allí encontrarás ejemplos concretos con condiciones de búsqueda específicas.

La búsqueda avanzada en Sugester es una herramienta inestimable para encontrar exactamente la información que necesitas, con todo lujo de detalles. Basta con formular bien las condiciones; también puedes combinar filtros con condiciones de búsqueda adicionales.

Recuerda también que con la búsqueda avanzada de clientes puedes crear una lista de destinatarios de mailing a partir de los resultados de la búsqueda.

Si te interesa enviar mailings desde Sugester, puedes leer más al respecto en nuestra base de conocimiento.

Artículo actualizado. Publicado por primera vez el 18 de marzo de 2016.