Las etiquetas en un sistema CRM

Empecemos de forma clásica con una definición. Será breve: las etiquetas son palabras clave, identificadores únicos que, asignados a un artículo o publicación, agrupan temáticamente el contenido que contienen. Las etiquetas permiten así agrupar, categorizar y ordenar información.

¿Y las etiquetas en un sistema CRM?

Son los mismos tipos de identificadores que se pueden añadir fácilmente a cualquier cliente. Las etiquetas posibilitan y agilizan enormemente la segmentación, categorización, búsqueda, filtrado y ordenación de datos sobre temas similares. ¿Qué ventajas ofrece esto? – un mejor aprovechamiento del potencial del sistema CRM, mayor orden en la base de clientes, la posibilidad de reaccionar rápidamente ante las necesidades cambiantes de los clientes y una atención al cliente a un nivel mucho más alto.

Cómo etiquetar clientes en el CRM

En el CRM utilizarás las etiquetas para asignar información importante sobre el cliente que sea relevante para tu empresa. A continuación presentamos algunas formas probadas de introducirlas.

Para qué usar etiquetas:

• Para registrar la ubicación de los clientes – p. ej., Madrid, España, Europa

• Para indicar la fuente de captación – p. ej., feria, promoción, recomendación, etc.

• Para registrar el grupo de edad, el género

• Para segmentar clientes por sector

• Para agrupar clientes según el tamaño de la empresa – p. ej., autónomo, hasta 50 empleados, hasta 100 empleados

• Para registrar el servicio o producto que usa el cliente

• Para registrar el método de contacto preferido – p. ej., correo, teléfono

Las ventajas de las etiquetas frente a las notas y los campos personalizados

Quizás te preguntes por qué usar etiquetas en lugar de, por ejemplo, notas o campos personalizados en el CRM. La respuesta es sencilla: con las etiquetas puedes asignar a los clientes etiquetas concretas que todo el equipo entiende, lo que facilita la búsqueda de un cliente en concreto. Puedes filtrar clientes por varias etiquetas simultáneamente y, además, usar las etiquetas para crear una lista de destinatarios precisa para tu campaña de email marketing. Gracias a las etiquetas no enviarás un mensaje al azar, sino un mailing bien planificado a un grupo específico de destinatarios que cumplen determinados criterios.

¿Y una nota? Puedes usarla para incluir información más detallada que facilite la atención al cliente en el futuro, como un descuento acordado. Sin embargo, una nota no es útil para buscar o categorizar la base de datos.

Los campos personalizados, por su parte, es mejor reservarlos para información más personalizada y específica de tu actividad.

Cómo no usar las etiquetas

¿Se pueden usar mal las etiquetas? Por supuesto. En primer lugar, no debes usar varias etiquetas para describir el mismo atributo – por ejemplo, "madrid", "Madrid capital", "mad." – basta con crear una etiqueta en el sistema para esa ubicación que todos utilicen. Una buena práctica es crear una sola lista que todos usen, o que una persona designada en la empresa se encargue de añadir y supervisar las etiquetas creadas. Así evitarás crear etiquetas duplicadas en el sistema.

La segunda cuestión es tener demasiadas etiquetas. Las etiquetas deben ayudar a organizar mejor tu base de clientes, haciéndola más legible y transparente. No lo conseguirás si creas una etiqueta nueva cada vez. Eso generará caos en lugar de buena organización. Las etiquetas deben estar bien pensadas y crearse para poder asignárselas a un número mayor de clientes, no solo a dos o tres registros. Además, si la lista de etiquetas es larga y caótica, los usuarios también se pierden y empiezan a asignarlas al azar, lo que desvirtúa completamente su uso.

El etiquetado en Sugester

En nuestro sistema hemos dado un paso más con las etiquetas y ofrecemos a nuestros usuarios la posibilidad de usarlas no solo con los clientes, sino también con correos y tareas y con llamadas VoIP. Esta solución facilita enormemente el trabajo, reduce el tiempo de búsqueda de información esencial, agiliza el proceso de atención al cliente y permite monitorizar los temas que se tratan con más frecuencia en la empresa.

Mediante etiquetas podrás encontrar todas las tareas marcadas como "error" o todos los correos con la etiqueta "oferta". También podrás analizar más en detalle los temas de las llamadas VoIP, ya que a cada llamada puedes añadir una etiqueta que indique el asunto por el que llamó el cliente.

Si todavía no usas etiquetas, o solo las usas de forma limitada, prueba nuestros consejos y amplía las posibilidades de tu sistema CRM. Ahorrarás mucho tiempo y facilitarás el trabajo tanto a ti como a tu equipo.

Si quieres saber más sobre el etiquetado en Sugester, te invitamos a visitar nuestra base de conocimiento y leer el artículo Las etiquetas y su aplicación en la recopilación de datos.