¿Cansado de ordenar constantemente la bandeja de entrada? ¿Tienes la sensación de que en el trabajo no haces otra cosa que revisar el correo y responder mensajes, y que cada vez llegan más?

En lugar de desesperarte, lee sobre unos hábitos sencillos que vale la pena adquirir y que te ayudarán a lidiar de una vez por todas con la bandeja de entrada desbordada.

Revisa la bandeja solo durante 15 minutos

¿Te suena? Entras en la bandeja para revisar los últimos mensajes. Se supone que te llevará un momento y, sin darte cuenta, estás muy lejos del día de hoy y en el reloj ha pasado una hora. ¿Y si dedicaras solo 15 minutos a cada revisión de la bandeja, no más? Para no perder la noción del tiempo, pon una alarma. ¡No es broma! Los especialistas afirman que revisar la bandeja de esta manera es mucho más eficaz. Es un método tan antiguo como el mundo, o más bien como los años 80. Porque fue entonces cuando nació la técnica Pomodoro, que sirvió de inspiración para gestionar la bandeja de entrada en intervalos cortos de tiempo. Recuerda solo que, para que el método sea eficaz, cuando suene la alarma terminas con la bandeja y pasas a las siguientes tareas.

Abre solo los correos que realmente requieren tu atención

¿Cómo hacerlo si todos los correos son importantes? No del todo. No abras todos los correos en orden empezando por los más antiguos. En su lugar, crea tu propia lista TODO para la bandeja de entrada.

Empieza por los correos de alta prioridad. En Sugester la importancia de los correos se indica con una estrella. Los correos con estrella roja son los más urgentes; los mensajes sin estrella, decide tú :). Ordena la bandeja de entrada por los correos más importantes o ve directamente a la carpeta "Marcados con estrella" para ocuparte de los asuntos más urgentes.

Otra cosa que te facilitará la tarea son los estados. Usa los estados de correo en Sugester para indicar si el mensaje está en proceso, si esperas respuesta del cliente o consultaciones. Te ahorrarás tener que recorrer conversaciones para recordar en qué quedó el asunto.

¿Qué más? Busca en la bandeja de entrada solo los mensajes que requieren respuesta inmediata: correos del jefe, de un cliente importante o relacionados con un proyecto que se está cerrando.

Si responder un correo te lleva hasta 2 minutos, hazlo de inmediato. Si no puedes terminar un mensaje y no tiene la máxima prioridad, puedes dejarlo para más tarde; para no perder lo que ya escribiste, guárdalo en borrador en la bandeja de entrada. Puedes volver a él en cualquier momento y recuperarlo.

Deshazte de los boletines no deseados

Eliminar a diario correos no deseados como boletines u ofertas de venta puede dar la ilusión de haber empleado el tiempo eficientemente, pero en realidad es una pérdida de tiempo.

En lugar de dedicar varios minutos cada día a borrar este tipo de mensajes, invierte el tiempo en darte de baja de ellos de una vez por todas. Una vez te llevará algo más de tiempo que borrarlo, pero a largo plazo será más rentable.

Cada uno de estos mensajes, según el RGPD, debe contener un enlace que te permita darte de baja. Ejerce tus derechos.

Descubre cómo puedes gestionar el RGPD con Sugester

Usa la opción "Vista previa del correo"

En Sugester no tienes que abrir el correo para leer su contenido. Puedes usar la opción vista previa del mensaje cada vez que quieras verificar rápidamente de qué trata el mensaje y qué prioridad asignarle. De esta manera también puedes deshacerte de todos los correos no deseados. Basta con desplegar la flecha junto al correo, echar un vistazo al mensaje, marcar la casilla y hacer clic en eliminar. También puedes seleccionar varios mensajes y eliminarlos simultáneamente gracias a las acciones masivas en la bandeja de entrada.

Aplica la regla de las 5D

Las 5D corresponden al inglés do, delegate, delete, defer and designate, es decir: haz, delega, borra, pospón y asigna. Prueba actuar de esta manera al gestionar correos. Si es algo importante, responde de inmediato. Si otra persona puede ocuparse del asunto, asigna el mensaje a otro usuario.

Si en tu bandeja hay bastantes correos no deseados, elimina de inmediato los que no son necesarios y date de baja de los boletines.

Si el asunto puede esperar o necesitas más tiempo para recopilar información, usa la opción "Posponer a una fecha concreta". El sistema te recordará automáticamente cada uno de estos correos en el momento oportuno y tú podrás pasar a las siguientes tareas.

Crea carpetas

Las carpetas son una buena manera de organizar tu bandeja de entrada y clasificar el correo adecuadamente. Son como "cajones" en los que sabes exactamente qué hay. Gracias a las carpetas llegarás más fácilmente a los correos importantes.

En Sugester puedes crearlas mientras revisas el correo, sin configuración adicional ni clics innecesarios. Basta con marcar la casilla y seleccionar "Crear carpeta".

También puedes ir un paso más allá y crear filtros automáticos que clasificarán los correos entrantes por ti. Los correos de un cliente importante a la carpeta "importantes", los mensajes con CV a la carpeta "selección", y la confirmación de compra en Allegro a la carpeta "Allegro". Puedes crear filtros para direcciones de correo específicas, frases o palabras. No hay límites.

Los correos agrupados en carpetas son más fáciles de gestionar. Es más fácil archivarlos o eliminarlos. También puedes configurar que el sistema los archive de inmediato o después de un tiempo determinado. No solo te ahorras el trabajo extra de limpieza, ¡sino que además mejora la productividad!

Usa plantillas de respuesta

Si puedes prepararte algunos ejemplos de respuestas para las cuestiones que se repiten en los correos, hazlo. Crea una plantilla de respuesta de correo para enviar un mensaje listo con un solo clic cuando sea necesario. Siempre puedes personalizar esa plantilla y adaptarla al destinatario, lo cual llevará igualmente mucho menos tiempo que escribir el mensaje desde cero.

"Contrata" un asistente

En Sugester existe una función que te ayudará a controlar la correspondencia de remitentes desconocidos. De hecho, puede incluso hacer que nunca veas esos correos y que puedas dedicar tu valioso tiempo a los asuntos verdaderamente importantes.

El asistente de correo funciona realmente como un asistente virtual: revisa los mensajes de los remitentes y los redirige a otras personas según la configuración.

Filtra

Si usas, por ejemplo, 3 buzones de correo, pero solo uno lo revisas regularmente y en los demás entras de vez en cuando, puedes configurar en Sugester el reenvío automático de todos los mensajes nuevos o solo los mensajes de un tipo determinado a esa única bandeja. Gracias a esto estarás al día con tus asuntos y no harás esperar demasiado a nadie por una respuesta.

En Sugester también tienes la opción de un filtro universal que dirigirá los mensajes seleccionados al proyecto adecuado o convertirá en tarea. Las posibilidades con los filtros son realmente amplias. Vale la pena configurarlos, ya que aceleran considerablemente la gestión del correo y realizan parte del trabajo por ti.